Personvernerklæring for Forsvaret

I personvernerklæringen vår finner du generell informasjon om behandling av personopplysninger i Forsvaret.

Denne personvernerklæringen omhandler generell informasjon om Forsvarets behandling av personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Det er viktig for Forsvaret at du kan være sikker på at dine personopplysninger er trygge hos oss. Vår personvernerklæring gir deg informasjon om hvordan vi ivaretar dette.

Personvernerklæringen gjelder kun Forsvarets behandling av personopplysninger som er omfattet av personopplysningsloven og personvernforordningen (EU nr. 2016/679).

Innholdsfortegnelse

  1. Hvem er behandlingsansvarlig?
  2. Formålet/hvorfor Forsvaret behandler personopplysninger?
  3. Hvilke personopplysninger behandler Forsvaret?
  4. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger
  5. Hvordan behandler Forsvaret personopplysninger?
  6. Sikring av dine personopplysninger (informasjonssikkerhet)
  7. Databehandler
  8. Dine rettigheter
  9. Kontaktinformasjon

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Forsvarssjefen er, som sjef for Forsvaret, behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som behandles i Forsvaret. Utøvelsen av behandlingsansvaret er imidlertid delegert ut til sjefene for Forsvarets driftsenheter (DIF). At Forsvaret er behandlingsansvarlig betyr at Forsvaret er forpliktet til blant annet å informere deg om hvordan vi behandler personopplysninger, dine rettigheter og hvordan Forsvaret beskytter dine personopplysninger.

2. Formål/hvorfor behandler Forsvaret personopplysninger?

Forsvaret er avhengig av mange mennesker for å løse tildelte oppdrag og det er derfor nødvendig av å behandle store mengder personopplysninger. Personopplysninger behandles blant annet for:

  • Å ivareta arbeidsgiveransvaret.
  • Å ivareta sikkerheten, både ift. personell, informasjon og objekt.
  • Å utøve offentlig myndighet.
  • Trening og øving.
  • Å løse forsvarets primæroppgaver slik de er definert av politiske myndigheter, også oppdrag i rammen av internasjonale operasjoner.
  • Å kunne kommunisere med alle som har et tilknytningsforhold.

3. Hvilke personopplysninger behandler Forsvaret?

Forsvaret behandler nærmest alle typer personopplysninger slik de er definert i artikkel 4 nr. 1 og artikkel 9 i personvernforordningen. Forsvaret behandler således både alminnelige personopplysninger som f.eks. navn, adresse og fødselsnummer, og særlige kategorier av personopplysninger som helseopplysninger, fagforeningstilhørighet m.m.

4. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger

Det er et grunnleggende personvernprinsipp at den enkelte i størst mulig grad bestemmer over egne personopplysninger. Før en offentlig myndighet eller en privat virksomhet kan behandle personopplysninger er det krav om at det foreligger et behandlingsgrunnlag. Forsvaret behandler for det meste personopplysninger med hjemmel i lov, operasjonsmandat, eller basert på samtykke fra den personopplysningen gjelder. Følgende lovhjemler er særlig av betydning for Forsvarets behandling av personopplysninger:

  • Personopplysningsloven, særlig er artikkel 6 nr. 1 e) viktig for gjennomføring av Forsvarets primæroppgaver og for Forsvarets utøvelse av offentlig myndighet.
  • Arbeidsmiljøloven, særlig i forhold til ansettelsesforhold er denne i kombinasjon med samtykke fra den enkelte ansatt sentral.
  • Forsvarsloven, særlig i tilknytning til forvalting av verneplikt og tjenesteplikt er dette behandlingsgrunnlaget aktuelt.
  • Sikkerhetsloven, særlig i sammenheng med å foreta nødvendig sikkerhetsklarering av personer og ivareta sikring av objekter er denne aktuell.
  • Helsepersonelloven og pasientjournalloven, samt forskrift om innsamling og behandling av opplysninger i Forsvarets helseregister, fordi Forsvaret har personellregistre (SANDOK, TANDOK og Forsvarets helseregister) som medfører behandling av personopplysninger om helsemessige og medisinske forhold.

5. Hvordan behandler Forsvaret personopplysninger?

Opplysninger Forsvaret innhenter og mottar. Når Forsvaret innhenter opplysninger om deg fra andre offentlig virksomheter, andre instanser eller åpne kilder, innhenter vi ikke flere opplysninger enn det som er nødvendig for formålet med behandlingen. Vi bruker opplysningene kun til det formålet de er innhentet for, med mindre vi har hjemmel til å gjenbruke opplysningene til andre formål. Dersom du frivillig har gitt oss opplysningene er ditt samtykke styrende for vår behandling av personopplysningen, med mindre det også foreligger en annen hjemmel for behandlingen.

Utlevering av opplysninger. Forsvaret utleverer ikke opplysninger om deg som vi behandler, uten at det finnes lovhjemmel for det eller du har gitt samtykke. Eksempler på aktuelle virksomheter som har hjemmel i lov er Skatteetaten, SSB, Nasjonal sikkerhetsmyndighet, Statens pensjonskasse og NAV. For utlevering av personopplysninger i sammenheng med forskning følger Forsvaret norsk lov. For å regulere dette spesielt har Forsvaret utgitt Bestemmelse om utlevering av personopplysninger til forskning og gjennomføring av spørreundersøkelser.

Utlevering av personopplysninger til tredjeland. Forsvaret kan utlevere personopplysninger til andre land. Formålet med å utlevere informasjon kan blant annet være å ivareta sikkerhet og personellforvaltning. Utlevering skjer kun i overensstemmelse med kapittel V i personopplysningsforordningen.

Sletting. Forsvaret sletter personopplysninger i overenstemmelse med personopplysningsforordningen artikkel 17 hvis ikke annet følger av særskilt lov, forskrift eller ditt samtykke.

Arkivering. En rekke opplysninger som Forsvaret behandler, både personopplysninger og ikke-personopplysninger, er etter arkivloven å anse som arkivverdig og skal således arkiveres av Forsvaret. Forsvaret kan derfor fortsatt ha arkivert opplysninger om deg selv om Forsvaret ikke lenger behandler din personopplysning med det opprinnelige formålet.

6. Sikring av dine personopplysninger (informasjonssikkerhet)

Forsvaret har rutiner for å sikre at behandling av dine personopplysninger til enhver tid er i tråd med gjeldende krav til informasjonssikkerhet. Dette ivaretas gjennom en rekke tekniske og organisatoriske tiltak.

Taushetsplikt for alle som arbeider eller gjør tjeneste for Forsvaret følger av flere lover og forskrifter, særlig forvaltningsloven §§ 13-13 bokstav f og sikkerhetsloven § 5-4 andre ledd. Samtlige som inngår et ansettelses- eller tjenesteforhold i Forsvaret må signere en særskilt taushetserklæring.

7. Databehandler

På noen områder har Forsvaret inngått avtaler med eksterne leverandører om å utføre oppgaver på vegne av Forsvaret. Dette gjelder for eksempel SMS-varsling, rekrutteringsløsning for sivile stillinger og produksjon av Forsvarsdepartementets identitetskort. Disse inngår vi databehandleravtaler med for å regulere hvordan de behandler personopplysninger på vegne av Forsvaret. De kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn hva som er avtalt med Forsvaret, og de har samme krav til sikkerhet som Forsvaret.

8. Dine rettigheter  

Når du er registrert i Forsvarets systemer, har du rettigheter i forbindelse med at vi behandler personopplysningene dine.

Informasjon. Du har rett til å få forståelig informasjon om hvilke opplysninger Forsvaret behandler om deg, formål, rettsgrunnlag og dine rettigheter som registrert. Dette gjelder likevel ikke dersom personopplysningene dine er å anse som sikkerhetsgradert etter sikkerhetsloven, og du ikke innehar tilstrekkelig sikkerhetsklarering eller autorisasjon.

Innsyn. Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg og hvordan vi behandler dem. Dette gjelder likevel ikke dersom personopplysningene dine er å anse som sikkerhetsgradert etter sikkerhetsloven, og du ikke innehar tilstrekkelig sikkerhetsklarering eller autorisasjon. Innsynsretten kan også begrenses av andre lover.

Retting. Det er viktig at opplysninger vi har om deg er riktige og nødvendige for den behandlingen Forsvaret skal gjøre. Du kan kreve at opplysninger om deg blir rettet hvis opplysningene er gale eller ufullstendige. Du kan også ha rett til å få dem supplert med korrekte opplysninger.

Sletting. Du har rett til å få slettet opplysninger om deg. Dette gjelder imidlertid ikke opplysninger som Forsvaret har en lovpålagt plikt til å behandle eller arkivere.

Krav om innsyn, retting og sletting i dine personopplysninger. Forsvaret skal normalt besvare krav fra deg som gjelder dine rettigheter kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Du kan rette krav til Forsvaret ved å fylle ut dette skjemaet.

Klage. Hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller hvis du mener behandlingen er i strid med personvernreglene, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg imidlertid alltid til å ta kontakt med Forsvaret først. Klage kan rettes til Forsvaret ved å fylle ut dette skjemaet. Velg «Klage på behandling».

9. Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål til denne erklæringen eller til hvordan vi behandler personopplysninger, kan du kontakte oss på forsvarets.personvernombud@mil.no eller sende brev til Forsvarets Personvernombud, Postboks 800, Postmottak, 2617 Lillehammer.

Du kan også ringe 915 03 003 og be om Forsvarets personvernombud.

Er du ansatt i Forsvaret og har tilgang til FISBasis B kan du sende e-post til FORSVARETS PERSONVERNOMBUD (postboks).

Publisert 9. juli 2018 10:59.. Sist oppdatert 26. november 2018 13:23.