Hvordan får vi god beredskap? Ny PhD

Høgskolelektor ved Forsvarets høgskole, Tore Listou, avla nylig sin doktoravhandling "Supply Chain Designs for Preparedness", ved Lunds Tekniska Högskola / Lund Universitet.
Forsvaret må ha evne til å reagere hurtig hvis politiske verktøy ikke fungerer i en konflikt. Dette kan vi kalle beredskap. Evnen til hurtig respons avhenger av at man har logistikksystemer og forsyningskjeder som er designet for å være responsive.

Mitt hovedbudskap er derfor at Forsvaret må utvikle en [...] institusjonell forståelse for at et konsistent beredskapsnivå avhenger av hensiktsmessig organisering og koordinering gjennom hele forsyningskjeden.

Er dette kun av interesse for Forsvaret? Beredskap og koordinering er sentralt for alle beredskapsorganisasjoner, både frivillige og offentlige.

​Doktoravhandlingen "Supply Chain Designs for Preparedness" ble avlagt ved Lunds Tekniska Högskola / Lund Universitet, 11.september 2015. Inntil videre er avhandlingen ikke tilgjengelig elektronisk, men kan lånes på biblioteket ved Forsvarets høgskole

Noen organisasjoner eksisterer fordi de skal håndtere hendelser som er uønskede og, i hvert fall langs noen dimensjoner, uforutsigbare. Hvis disse hendelsene ikke inntreffer blir ikke disse organisasjonene aktivert. Vi kan derfor sammenligne de med forsikringsselskaper; De tilbyr tjenester vi helst ikke vil benytte oss av.

Forsvaret er en slik organisasjon. Forsvaret bygger sine kapasiteter for å kunne håndtere konflikter hvis andre politiske verktøy ikke fungerer. Dette betyr at Forsvaret må ha evne til å reagere hurtig hvis slik respons blir etterspurt. Dette kan vi kalle beredskap. Fra et logistikk / forsyningskjedeperspektiv betyr det at evnen til hurtig respons avhenger av at man har logistikksystemer og forsyningskjeder som er designet for å være responsive.

Beredskap er ikke entydig definert

Selv om begreper som responsivitet, agility og risikostyring omtales i generell logistikk-litteratur, finner vi ikke en entydig definisjon av begrepet ''beredskap''. «Alle» vet hva beredskap er, men ikke hvordan design og styring av forsyningskjedene påvirker beredskapen. Det vi vet, er at beredskap ikke er gratis. Enten må vi investere i egne beholdninger og kapasiteter, eller alliere oss med leverandører som er villige, og i stand til å bufre mot usikkerhet i etterspørsel. Uten en klar formening om disse sammenhengene, risikerer vi å enten ikke oppnå det beredskapsnivået vi ønsker, eller å bruke mer ressurser på beredskap enn nødvendig.

Listou definerer beredskap i et forsyningskjedeperspektiv slik:

«.. design av interorganisatoriske strukturer, organisering av nødvendige ressurser, samt felles planlegging og trening for å sikre effektiv respons hvis respons er nødvendig.. «

"Design av interorganisatoriske strukturer" betyr å identifisere de viktige aktørene knyttet til Forsvarets logistikk, både internt i Forsvaret og blant leverandørene, og å etablere hensiktsmessige samarbeids- og styringsmekanismer mellom disse.

Med organisering av ressurser rettes fokus mot analyser av hvilke fysiske og kompetansemessige ressurser som skal være tilgjengelig hos hvilke aktører i kjeden og i hvilke kvanta.

Med planlegging og trening menes involvering av alle sentrale aktører i kjeden, ikke bare den militære delen av forsyningskjeden.

Beredskap skiller seg fra daglig drift ved at disse ressursene må være tilgjengelig hvis respons er nødvendig. Sammenlignet med andre beredskapsorganisasjoner, er dette kanskje mer spesielt for Forsvaret, siden våre enheter på høy beredskap, som NRF og NBG-bidrag, sjelden aktiveres som rene beredskapsstyrker. Etter at beredskapsperioden er omme, termineres disse strukturene, uten at deres faktiske (logistiske) evne til respons og utholdenhet avdekkes.

En forsyningskjede som er optimal når etterspørselsusikkerhet er lav, vil ikke være optimal hvis etterspørselsusikkerhet er høy, noe som vil være tilfelle hvis beredskap er nødvendig.

Listou tok utgangspunkt i at Forsvarets forsyningskjeder er designet annerledes for beredskapssituasjoner enn for ikke-beredskapssituasjoner. Men er dette virkeligheten?

Ved å undersøke forsyningskjeder for sanitet som understøttet både en struktur på høy beredskap (NBG08) og Forsvarets daglige aktiviteter (styrkeproduksjon), fant ikke Listou det mulig å  konkludere med at disse var designet ulikt. Selv om Forvarets egne sanitetsmagasiner var terminert og aktiviteter outsourcet til et konsortium av leverandører, ble det ikke iverksatt tiltak for å sikre bedre tilgjengelighet av sanitetsforsyninger i forsyningskjeden under beredskapsperioden.

Responsivitet burde vært fokus under beredskap, men fokus var tilsynelatende mer på å være kostnadseffektiv, siden ingen var villige til å betale «forsikringspremien»; Kostnadene ved å øke tilgjengeligheten under beredskapsperioden.

En undersøkelse av samarbeidet mellom Forsvaret og en TPL-leverandør (tredjepartslogistikk) under Operasjon Atalanta i 2009, ga kun få indikasjoner på at samarbeid og samhandling på individnivå ble vektlagt i fasen før operasjonen.

Samhandling på individnivå, som for eksempel det å sikre komplementær kompetanse, felles situasjonsforståelse, rolleavklaringer og tillit ville være viktige aspekter å avklare for å sikre effektiv samhandling når personell fra to ulike organisasjoner og kulturer skal jobbe tett sammen. Imidlertid oppnådde man god samhandling og interaksjon under operasjonen.

Interorganisatorisk koordinering fant sted før deployering, men individnivået ble tilsynelatende ikke prioritert under operasjonsplanleggingen. Slik sett kan det synes som om grad av suksess (eller mangel på suksess) i større grad avhenger av hvilke personer som deltar i operasjonen enn av organisatoriske rutiner for felles planlegging og øving i beredskapsperioder eller forut for operasjoner.

Forsvarets logistikk må bidra til samfunnsnytte

En vesensforskjell mellom militær logistikk og kommersiell logistikk, er at militær logistikk ikke har profittmaksimering som mål, men heller å bruke penger for å designe og opprettholde logistikkstrukturer med en antatt evne til å beskytte og forsvare Staten.

Siden Forsvarets beredskapsstrukturer sjelden aktiveres, er det desto viktigere å kunne fremvise pålitelige organisatoriske strukturer som et mål på samfunnsnytte. Beredskap forutsetter hensiktsmessig organisering gjennom hele forsyningskjeden. I en tid der outsourcing, partnering og prestasjonsbasert logistikk (PBL) blir stadig viktigere i Forsvaret, bør man kritisk vurdere hvordan man kan oppnå pålitelig responsevne når vesentlige deler av logistikken er utenfor hierarkisk kontroll.

For å bidra til Forsvarets samfunnsnytte, bør derfor den sivile delen av forsyningskjedene involveres både i beredskapsplanlegging, i operasjonsplanlegging og i øvelser for å sikre gode interorganisatoriske koordineringsmekanismer.

Hele forsyningskjeden må med for et konsistent beredskapsnivå

Listous hovedbudskap er at Forsvaret må utvikle en ekte «Supply Chain Orientation», altså en institusjonell forståelse for at et konsistent beredskapsnivå avhenger av hensiktsmessig organisering og koordinering gjennom hele forsyningskjeden.

Er dette kun av interesse for Forsvaret? Beredskap og koordinering er sentralt for alle beredskapsorganisasjoner, både frivillige og offentlige. En av lærdommene å trekke fra Gjørv-kommisjonen, er at viktige ressurser ikke fant hverandre under terroraksjonen 22.juli. Dette peker på betydningen av koordinering, samtrening og felles kompetanseutvikling når det gjelder logistikk i fasene forut for kriser. I Røde Kors Beredskapsrapport for 2015 slås fast at kun 40% av norske kommuner har formalisert samarbeid med beredskapsorganisasjoner, og at ikke mer enn 28% av kommunene har gjennomført beredskapsøvelser i fellesskap med andre organisasjoner. Videre peker de på at beredskapstiltak underfinansieres, og at beredskapsarbeidet ofte avhenger av enkeltindivider, ikke institusjonelle rutiner.

DSBs mulighetsstudie (2015) om behov for nasjonale øvings- og kompetansesentre slår fast at det er behov for bedre samvirke mellom beredskapsetater, men tar kun utgangspunkt i etats-nivået. Det betyr at leverandører av de ressursene beredskapsetatene er avhengige av ikke inkluderes i planleggings- og øvingsaktivitetene (for øvrig defineres ikke beredskap i denne studien).

Bedre forståelse for hva beredskap er i en logistikk / forsyningskjedekontekst vil derfor ha betydning også for andre typer av beredskapsorganisasjoner.

Du kan lese mer i doktoravhandlingen "Supply Chain Designs for Preparedness", som ble avlagt ved Lunds Tekniska Högskola / Lund Universitet, 11.september 2015. Inntil videre er avhandlingen ikke tilgjengelig elektronisk, men kan lånes på biblioteket ved Forsvarets høgskole


Publisert 30. september 2015 12:10.. Sist oppdatert 28. juni 2016 11:13.