Tilrettelegging for drift

Hele prosjektets intensjon er å tilrettelegge for drift. Tilrettelegge for drift er en gjennomgående aktivitet i alle PRINSIX-fasene for at prosjektets resultatmål skal gi effekt og effektmålene skal oppnås i drift. Det er flere interessenter og aktører som er involvert og flere arbeidssteg som må gjøres for å overføre materiell fra prosjektet til driftsorganisasjonen.

Planleggingen av 'overføring til drift' må starte tidlig i prosessen, og omtales som tilrettelegging for drift. Tilretteleggingen er en del av den integrerte logistikkløsningen (ILS) for understøttelse av produktet, og er faglig en del av kunnskapsområdet 'omfangsledelse'. TilretteIeggingen starter allerede ifm utvikling av prosjektideen, med identifikasjon av systemansvarlig, delsystemansvarlige og fagansvarlige. Om nødvendig gjennomføres det en egen studie for å vurdere gjennomførbarheten av prosjektet. Dette er ivaretatt gjennom "mal for prosjektide". I forbindelse med utarbeidelsen av fremskaffelsesløsningen (FL) legges de fleste av forutsetningene for en smidig overføring til drift. Som et vedlegg til FL skal det produseres en vedlikeholds og forsyningsstudie (VFS) nr. 1. I dette arbeidet er det driftsorganisasjonen som er ansvarlig ved prosjektkoordinator (PK). PK benytter seg av alle relevante ressurser for, gjennom studien, å velge rett konsept for vedlikehold, forsyningsbehov osv. Disse konseptuelle valgene er det første innspillet til materielldriftsplanen (MDP) som skal overleveres til driftsorganisasjonen sammen med materiellet.

Vedlikeholds- og forsyningsstudie (VFS)
Vedlikeholds- og forsyningsstudie nr 1
(VFS 1) gjennomføres i definisjonsfasen, og normalt skal resultatet fra VFS1 innarbeides i et eget dokumentvedlegg (se VFS-mal). Allerede i definisjonsfasen bør Materielldriftsplanen (MDP) opprettes i forbindelse med at VFS1 gjennomføres.
For prosjekter med et INI-grensesnitt skal prosjektenes behov og krav relateres til gjeldende INI-arkitektur, og anbefalt alternativ skal inngå i arkitekturdatabasen NORwegian Architecture Repository (NORAR).

Arbeidet med MDP fortsetter og er spesielt kyttet til VFS 2 og VFS 3, som begge gjennomføres i anskaffelsesfasen.

VFS 2 strekker seg fra gjennomføringsoppdrag mottas, og til tilbud fra leverandørene er mottatt og ferdig evaluert. VFS 2 er ikke et eget dokument, men omhandler utvikling og oppfølging av krav til den integrerte logistikkløsningen som skal følge systemet/materiellet som fremskaffes. Her skal bl.annet kravene til ILS løsningen utvikles.

VFS 3 strekker seg fra evaluering av tilbud er gjennomført, og til materiellet er mottatt fra leverandøren, og videre overlevert fra prosjektansvarlig (PA) til systemansvarlig (SA).
VFS3  er heller ikke et eget dokument, men studien skal resultere i en MDP som er kvalitativ god nok for å ligge til grunn for overlevering av materiellet/systemet til SA.

VFS 4 gjennomføres etter at materiellet/systemet har vært i drift en periode før prosjektet avsluttes. Se mer om VFS nr 4 under 'overføring til drift'.

En detaljert beskrivelse av hvordan VFS, MDP, tekniske godkjenninger, brukergodkjenninger og overføringsprotokoller skal håndteres og gjennomføres er beskrevet i FLO-styringssystem.

Produktomfang - Kravutvilking (SE), Driftstilrettelegging (ILS) og Arkitektur

Systemteknikk (SE)
Systemteknikk handler om hvordan omsette operativt behov og krav til system, og å verifisere at realisert system (løsning) er i henhold til disse kravene.
For å dimensjonere en hensiktsmessig løsning må driftsprofilen (se egen mal) herunder krav til operativtilgjengelighet og en beskrivelse av utdanningsplan ligge ved det operative behovet.
Systemteknikk som disiplin integrerer en rekke ulike fagområder i den hensikt å sikre at systemet som anskaffes blir i henhold til behovet som utgjør grunnlaget for prosjektet. Kravutvikling og -håndtering blir i mange sammenhenger betraktet som synonymt med begrepet Systemteknikk som er norsk betegnelse for Systems Engineering. ISO 15288 Systems Engineering - System Life Cycle Processes beskriver Systemteknikk-prosessen. En av hovedoppgavene ved anskaffelse av nye materiellsystemer er å omsette operativt behov til krav for bruk i ulike prosjektfaser og å kontrollere at leveransene er henhold til disse kravene. Arbeidet med å definere kravene starter enten i Konseptfasen eller Definisjonsfasen avhengig av hvorvidt det er behov for å utarbeide Konseptuell løsning eller prosjektet starter opp med å utarbeide Fremskaffelsesløsning

Integrert logistikkstøtte (ILS)
ILS skal sørge for at materiell/systemer prosjekteres, anskaffes, tilrettelegges for drift, brukes og behandles, vedlikeholdes, forsynes, lagres og utfases slik at krav til ytelser og driftssikkerhet tilfredsstilles på en kosteffektiv måte.

Introduksjon av ILS
Anskaffelse og innføring av et nytt materiellsystem vil i mange tilfeller være en krevende oppgave som involverer en rekke ulike miljøer i Forsvaret, og som erfaringsmessig byr på utfordringer mht. å sikre at nødvendig logistikkstøtte er i samsvar med behovet fra dag 1.
'Integrert logistikkstøtte' er i all hovedsak identisk med begrepet 'driftsmessig tilrettelegging'. Det kan ses på som et samlebegrep for de prosjektaktiviteter som har til formål å sikre en kostnadseffektiv og robust drift av et nytt system fra dag 1, samtidig som både kravene til driftssikkerhet og teknisk tilgnjengelighet tilfredsstilles slik at løsning/materiell får den operativ tilgjengelighet som bruker(-ene) har satt (jf driftsprofil, utdanningsplan og krav). For materiell vil det dreie seg om å planlegge og å gjennomføre tiltak knyttet til logistikk "i videste forstand", herunder ajourhold av MDP. For at systemansvarlig (SA) skal få ferdigstilt første versjon av MDP (med en hensiktsmessig kvalitet, før materiellet tas i bruk) er det avgjørende at system ansvarlig (SA) har implementert sin ILS-plan i prosjektledelsesplan (PLP).

Hensikt
Integrert logistikkstøtte har som mål å skape forutsetninger for at materiellsystemene er operative fra dag 1, at de kan fornyes og vedlikeholdes til lavest mulige kostnader i fred, samt oppfylle kravene til driftssikkerhet og utholdenhet, i fred, ved mobilisering og i krig.

ILS er en systematisk prosess som berører både kunde (les GA) og leverandør, og omfatter aktiviteter i den hensikt å:

  • påvirke valg av systemløsning;
  • påvirke design;
  • identifisere og fastsette logistikkstøttekrav for å oppnå et logistikkstøttevennlig system;
  • sikre nødvendig logistikkstøtte i drift.

Ansvar
Prosjektleder har ansvaret for at det etableres og vedlikeholdes nødvendig planverk for ILS i prosjekts ulike faser og at prosjektet ivaretar ILS-arbeidet iht. plan/behov. Prosjektleder skal også påse at dette arbeidet er koordinert med øvrig prosjektaktivitet.
Logistikkstøtte-elementer
Logistikkstøtte-elementer benyttes som betegnelse for det vi vanligvis må anskaffe i tillegg til selve hovedmateriellet, og omfatter:

  • Dokumentasjon
  • Vedlikeholdsutrustning
  • Reservedeler
  • Opplæringstjenester og-materiell

Dette er leveranser som skal være i samsvar med Forsvarets behov, og det er prosjektets oppgave å sikre at dette blir ivaretatt.
Suksessfaktorer
En vellykket prosjektgjennomføring forutsetter at ILS-arbeidet blir håndtert på en god måte, noe som igjen er avhengig av at følgende prinsipper i hovedsak må ligge til grunn:
Planlegging/oppfølging
ILS-arbeidet i de ulike fasene av prosjektet må planlegges og følges opp for å sikre at ulike aktiviteter blir gjort til rett tid.
Skreddersøm - Tilpasning
Hvert enkelt prosjekt er unikt og det er viktig at ambisjonsnivået for ILS-arbeidet blir tilpasset behovet gitt systemets kompleksitet og viktighet i en operativ sammenheng.
Tidlig oppstart
Det er i de innledende fasene av prosjektet at det tas beslutninger av avgjørende betydning mht kostnader og driftssikkerhet. Det er derfor viktig at ILS -arbeidet tillegges vekt også i de innledende prosjektfasene. Sen oppstart vil kunne medføre at muligheten for å skape gode løsninger mht. understøttelse bortfaller og at nødvendig logistikkstøtte ikke kommer på plass til rett tid og til en unødvendig høy kostnad.
Kontinuerlig aktivitet
Det å ivareta driftsmessig tilrettelegging på en god måte krever at ILS-arbeidet planlegges og gjennomføres som en kontinuerlig oppgave på lik linje med øvrig prosjektaktivitet.
Integrert med øvrig prosjektvirksomhet
For å oppnå et vellykket resultat av ILS-arbeidet er det nødvendig å gjennomføre arbeidet som en integert del av øvrig prosjektaktivitet. Dette for å sikre at de løsninger som velges er i samsvar med systemet som anskaffes og den tiltenkte bruken av det.
Helhet
Ved realisering av ny materiell kapasitet er det viktig å se på kombinasjonen av materiellsystem og logistikkstøttesystem og velge løsninger som totalt sett er best for Forsvaret.
Levetidsperspektiv
De fleste materiellsystemer som anskaffes til bruk i Forsvaret kjennetegnes ved at de får en lang operativ tjeneste - det er ikke uvanlig med drift i en periode på 20 - 30 år. Dette er viktig å ta hensyn til ved valg av materiellsystem og løsning for understøttelse.

Arkitektur (NORAR)
Prosjekter med et INI-grensesnitt og/eller -løsning/-leveranse, skal INI-arkitekturen (både den tekniske og funksjonelle) vedlikeholdes i Arkitekturdatabasen NORwegian Architecture Repository (NORAR). NORAR bør holdes oppdatert gjennom anskaffelsesfasen, og NORAR må være oppdatert før prosjektet fremsender erfaringsrapport (ERF).

 

 

pix-TFDpix-TFDhttp://forsvaret.no/media/PubImages/pix-TFD.png