Fremforhandle kontrakt

Formålet med denne aktiviteten er å velge det tilbudet som best oppfyller de krav og kriterier som er satt for konkurransen og inngå kontrakt med denne leverandøren.

Tilbudene vurderes først opp mot de krav som skal være oppfylt. Dersom et eller flere av kravene ikke er oppfylt skal tilbudet avvises. Det kan noen ganger synes unødig hardt, men ut fra det grunnleggende kravet til forutberegnelighet, skal du forholde deg til det som er stillet som krav i konkurransen.

De tilbudene som oppfyller kravene, skal evalueres i forhold til de tildelingskriterier som er angitt i konkurransegrunnlaget og rangeres i forhold til hverandre for hvert kriterium. ​Før endelig evaluering av tilbud gjennomføres, må eventuell avklaring av tilbudene gjøres og forhandlinger må være sluttført om man kjøper etter en forhandlet prosess.

Avklaring av tilbudene

Etter at tilbudsfristen er ute og før man starter arbeidet med å evaluere tilbudene, kan oppdragsgiver innhente nærmere opplysninger for å få klarlagt "uklarheter og ufullstendigheter" i tilbudet (FOA §§ 12-1(2) og 21-1(2)). Det er viktig at slike avklaringer ikke endrer tilbudets innhold.  Typisk lovlig avklaring kan være å be om forklaring på en forkortelse. Feil i tilbud kan også rettes, men da må feilen være åpenbar og det må være "utvilsomt hvordan feilen skal rettes" (FOA §§12-1(3) og 21-1(3)), dvs uten å kontakte leverandøren. Tilbud som inneholder mangler som gjør at tilbudet må avvises, kan ikke rettes opp etter disse bestemmelsene.

Forhandlinger

Ved kjøp etter forhandlinger skal disse gjennomføres​ og reviderte tilbud innleveres før endelig evaluering av tilbudene gjøres. Reglene om avklaring og endring av tilbudene gjelder ikke på samme måte siden man ved forhandlinger har anledning til å forhandle om alle sider ved et tilbud. Gis en leverandør anledning å gi tilleggsinformasjon, må imidlertid de andre tilbyderen gis samme mulighet. Før endelig tilbud overleveres, kan oppdragsgiver ha redusert antall tilbydere de ønsker å forhandle med. En slik reduksjon av tilbydere kan gjøres basert på en evaluering av de tilbud som er innlevert innen tilbudsfristen og eventuelt senere reviderte tilbud dersom reduksjonen skal gjøres i flere faser. Prosessen for en reduksjon av antall tilbydere og utvalgskriteriene for reduksjonen må beskrives i kunngjøringen av konkurransen.

Selve forhandlingene skal gjennomføres slik at de grunnleggende krav inklusiv kravene til likebehandling og forutberegnelighet overholdes. Når eventuelle avklaringer og rettelser er gjort og forhandlinger gjennomført, evalueres tilbudene etter de tildelingskriterier som er beskrevet og i henhold til den vekting mellom kriteriene som er oppgitt.