Innkjøpsledelse - Arbeid i definisjonsfasen

I definisjonsfasen vil aktivitetene knyttet til innkjøpsledelse dreie seg om ytterligere innhenting av markedsinformasjon og gjennomføring av faglige vurderinger som skal nyttes av FD i forbindelse med planleggingen av totalprosjektet. Vurderingene dokumenteres i fremskaffelsesløsning (FL).

I denne fasen vil virksomheten dreie seg om gjennomføring av markedsundersøkelser og gjennomføre av faglige vurderinger som skal nyttes av FD i forbindelse med utforming av fremskaffelsesløsning (FL). Det er svært viktig at også merkantil kompetanse hentes inn i denne fasen for å belyse hvilke virkemidler og begrensninger som vil kunne ligge til grunn for forskjellige fremskaffelsesstrategier. Slikt arbeid, som utføres før forvaltningen etablerer en egen prosjektorganisasjon, skal koordineres av FLO ved aktuell kapasitetsdivisjon.

Teknikker:

Request for information (RFI)
RFI benyttes for å innhente markedsinformasjon ved formell henvendelse til markedet.
I styringssystemet til FLO er det egen prosedyre for markedsundersøkelse/RFI.

Ekspertvurderinger
Formidle markedsinformasjon basert på erfaringer og løpende studier av markedet i regi av FLO.

Studiekontrakter
Inngå studiekontrakter basert på ARF/FOA. Spesielle hensyn ved bruk av eksterne leverandører i denne fasen må tas for å unngå konflikter ved senere konkurranse om fremtidige fremskaffelser. Se ARF 6.3.3 og FOA §3-6. Det må også tas hensyn til overføring av eiendomsrett til konsepter og dokumenter som utvikles av en slik leverandør for at Forsvaret skal kunne benytte disse fritt i senere faser av fremskaffelsen. Det kan også være aktuelt å inngå kontrakter med integrert arbeidsformer med leverandører. Dette arbeidet må gjennomføres etter bestemmelsene i ARF/FOA og vil i hovedsak følge samme prosess som den som er beskrevet i fremskaffelsesfasen

Krav
Det skal i ethvert prosjekt lages en faglig vurdering av markedet som input til Fremskaffelsesløsning