Innkjøpsledelse - Evaluering, leverandørvalg og avtaleinngåelse

Evaluering og leverandørvalg må følge de planer og prosesser som er lagt i kontraktsstrategien og beskrevet i forespørselen. Det er svært viktig fordi det ellers kan reises tvil om evalueringen er endret som følge av et ønske om å favorisere en eller flere tilbydere.

Normalt gjennomføres dette ved kunngjøring i relevant forum, unntaksvis ved kun å kontakte leverandører direkte. Etter kunngjøring er det særlig viktig at likebehandlingsprinsippet mellom alle aktuelle tilbydere opprettholdes, blant annet ved at alle får likelydende informasjon fra Forsvaret.

Dette involverer å innhente tilbud og anbud fra potensielle selgere på hvordan prosjektets behov kan møtes.

 Kravene til disse prosessene er utførlig behandlet i ARF og FOA. Hvis anskaffelsesprosedyrene om åpen eller begrenset anbud i FOA er valg er det ikke anledning til å forhandle med tilbyderne. I Forsvarets anskaffelsesprosedyre, slik den er beskrevet i ARF del 2, er forhandlinger tillatt.

Avtaleinngåelse gjennomføres ved at resultatansvarlig (f.eks prosesseier) godkjenner valg av leverandør og merkantilt funksjonsansvarlig signerer kontrakten. I enkelte tilfeller, hvis Gjennomføringsoppdraget har gitt føringer om dette, skal det innhentes fullmakt fra strategisk nivå (Forsvarsdepartementet) før kontrakt signeres.

Det er normalt nødvendig å evaluere mange faktorer i tillegg til kostnad eller pris i leverandørvalgprosessen. Se ARF pkt 2.15 – 2.20.

Etikk og samfunnsansvar - om unormalige lave tilbud

Dersom det mottas et unormalt lavt tilbud skal dette avvises, dersom leverandøren ikke kan påvise at det er grunnlag for en lav pris (for eksempel,.dersom leverandøren vil inn i et nytt marked eller har gitt feilaktig pris ved en inkurie). Lav pris er ofte et tegn på at det er kan stå useriøse leverandører bak tilbudet, at det foregår sosial dumping, barnearbeid eller hvitvasking. Disse presser da ut de mer seriøse leverandørene fra markedet. Offentlige anskaffelsesorganisasjoner har et særlig ansvar for å motvirke useriøse tilbud. Disse skal derfor avvises fra konkurransen

Teknikker:

Kontraktsforhandlinger
Kontraktsforhandlinger involverer klarlegging og gjensidig enighet på struktur og krav i kontrakten før den undertegnes. Følgende skal gjelde som praktisk rettesnor for forberedelse og gjennomføring av forhandling av store kontrakter.

System for vekting
Et system for vekting er en metode for å kvantifisere kvalitative data for å minimalisere innvirkning fra personlige preferanser på leverandørvalget. F.eks Expert Choice el tilsv.

Sorteringssystem
Et sorteringssystem involverer å etablere en minimumsytelse for ett eller flere av utvalgskriteriene. For eksempel, en potensiell selger kan kreves å foreslå en prosjektleder som har spesifikke kvalifikasjoner før resten av tilbudet blir tatt i betraktning.

Uavhengige estimater
Ofte velger Forsvaret å utarbeide egne uavhengige estimater som en sjekk av den foreslåtte prisingen.

Krav til delprossenen før kontrakt:

  • ARF og/eller LOA/FOAs bestemmelser om evaluering/leverandørvalg og kontraktsslutning skal være fulgt
  • Kontrakten definerer klart partenes rettigheter og plikter
  • Anskaffelsen skal oppfylle GOens krav til gjennomføring
  • Alle involverte personer i anskaffelsen har erklært seg habile og har erklært skriftlig at de ikke får egen personlig vinning av anskaffelsen

Kontrakt
En kontrakt er en gjensidig bindende avtale som forplikter leverandøren til å levere det spesifiserte produkt og forplikter kjøperen å betale for det.