Innkjøpsledelse - Kontraktsavslutning

Arbeid med å gjennomgå at alle partenes forpliktelser etter kontrakten er oppfylt tilfredsstillende og legge til rette for drift.
Kontraktsavslutning er lik administrativ avslutning (se kunnskapsområdet kommunikasjon) fordi den involverer både kravverifikasjon (var alle leveranser fullført korrekt og tilfredsstillende ?) og administrativ avslutning (oppdatering av protokoller for å reflektere sluttresultatene og arkivering av slik informasjon for fremtidig bruk). Kontraktens beskrivelser og betingelser kan foreskrive særskilte prosedyrer for kontraktsavslutning. Se ARF pkt 2.24 – 2.25.

Kontraktsavslutning er lik administrativ avslutning (se kunnskapsområdet kommunikasjon) fordi den involverer både produktverifikasjon (ble alt arbeid fullført korrekt og tilfredsstillende ?) og administrativ avslutning (oppdatering av protokoller for å reflektere sluttresultatene og arkivering av slik informasjon for fremtidig bruk). Kontraktens beskrivelser og betingelser kan foreskrive særskilte prosedyrer for kontraktsavslutning. Se ARF pkt 2.24 – 2.25.

Teknikker:

Innkjøpsrevisjoner
En innkjøpsrevisjon er en strukturert gjennomgang av innkjøpsprosessen fra og med innkjøpsplanlegging til og med kontraktsadministrasjon. Formålet med innkjøpsrevisjonen er å identifisere suksesser og feil som rettferdiggjør overføring av erfaring til andre innkjøp på dette prosjektet eller til andre prosjekter i den utførende organisasjonen.

Rutinebeskrivelse for oppfølging av garantibestemmelser.
Verifikasjon at alt levert materiell er testet i henhold til avtalte testspesifikasjoner.

Krav til kontraktsavslutningsprosessen:

  • Bestemmelsene i ARF pkt 2.24-2.25 må følges
  • Bringe på det rene om avtalens vilkår er oppfylt
  • Inngå sluttavtale med leverandøren (hvis det er krav om det)
  • Avregne eventuelle utestående forpliktelser (oppgjøret)
  • Overføre viktig informasjon/grunnlagsdata for driftsfasen til den avdeling i Forsvaret som skal drifte materiellet/systemet

Formell aksept og avslutning (sluttavtale)
Ved avslutning sender Forsvaret en formell skriftlig bekreftelse på at kontrakten er fullført til leverandøren. Krav om formell aksept og avslutning er vanligvis definert i kontrakten.

Kontraktsarkiv
Forsvaret lager et komplett sett med indekserte journaler.