Innkjøpsledelse - Kunngjøre fremskaffelsen

Under denne aktiviteten skal fremskaffelsen bekjentgjøres for potensielle leverandører.

Normalt gjennomføres dette ved kunngjøring i relevant forum, unntaksvis ved kun å kontakte leverandører direkte. Etter kunngjøring er det særlig viktig at likebehandlingsprinsippet mellom alle aktuelle tilbydere opprettholdes, blant annet ved at alle får likelydende informasjon fra Forsvaret.

Dette involverer å innhente tilbud og anbud fra potensielle leverandører på hvordan prosjektets behov kan møtes.

For å kunne møte kravene til at en kunngjøring er gjennomført etter FOA eller LOA er det viktig at det for planleggingsformål settes av tilstrekkelig tid i denne fasen. For anskaffelser av materiell/tjenester under EØS terskelverdien (mindre enn 1 million kroner eks.mva) skal leverandøren ha tilstrekkelig tid til å samle inn nødvendig dokumentasjon og foreta undersøkelser og beregninger, mao tid til å lage et gjennomarbeidet tilbud., I anskaffelser over EØS terskelverdien skal fristen være minst 45 dager etter kunngjøring i TED-databasen. Ved fastsetting av fristen skal det tas hensyn til den og tiden det tar å utarbeide et tilbud.

Dernest skal innkjøpsorganisasjonen svare skriftlig på spørsmål og avklaringer i forhold til kunngjøringen og forespørselen Innkjøpsorganisasjonen skal også anonymisere spørsmål som gjelder for aller tilbyderne og sende svar på dette samtidig til alle. Dette kan gjøres på Doffin.no. Se ARF pkt 2.5 – 2.14.

Teknikker:

Kunngjøring
Alle anskaffelser skal som hovedregel kunngjøres på Doffin / TED eller i EDA. Kunngjøring benyttes for å nå potensielle leverandører på en likefram måte. Dette oppfyller krav til likebehandling i anskaffelsesregelverket, samtidig som Forsvaret er sikker på at alle potensielle leverandører får anledning til å levere tilbud eller anbud.

Kunngjøringsmaler
Kunngjøringsmaler er beskrevet i Contiki.

Tilbyderkonferanser
Tilbyderkonferanser er møter med potensielle leverandører før de utarbeider sitt tilbud eller anbud. Dette benyttes normalt bare i komplekse anskaffelser og der det er behov for å vise frem utstyr/fasiliteter som er relevante for anskaffelsen. Tilbyderkonferansene benyttes for å sikre at alle potensielle leverandører har en klar, felles forståelse av innkjøpet (tekniske dokumenter, kontraktskrav, etc). Svar på spørsmål kan innarbeides i innkjøpsdokumentasjonen. Alle leverandører tilbydere må forbli i likeverdig posisjon gjennom denne prosessen.

Krav til kunnkjøringsprosessen:

  • kunngjøring skal skje iht. Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) evt. iht. regler i ARF Del 17
  • kunngjøringsmalene i Contiki skal benyttes, det er utarbeidet maler for både ARF og FOA
  • det er bare de merkantile kapasiteter i FLO som har anledning til å kunngjøre fremskaffelse.

Tilbud eller anbud
Dette er dokumenter som er laget av tilbyderen for å beskrive tilbyderens evne og vilje til å levere det ønskede produkt. De er utviklet i henhold til kravene i de relevante forespørselsdokumentene. Tilbud kan suppleres med en muntlig presentasjon.