Innkjøpsledelse - Utarbeide forespørsel

I Lov om offentlige anskaffelser benyttes begrepet konkurransegrunnlaget om forespørselen, men i PRINSIX sammenheng er begrepet forespørsel benyttet konsekvent, men må også forstår som konkurransegrunnlaget der anskaffelsen ikke omfattes av unntaksreglene i loven.
Dette består i å utvikle de dokumenter som er nødvendig for å understøtte forespørselen og for å gi tilbyderne en klar forståelse av det omfanget. Se ARF Del 16 Forespørsel. I dette arbeidet må alle krav Forsvaret ønsker å stille til fremtidig(e) leverandør(er) klarlegges. Det er ofte et omfattende arbeid som krever interaksjon mellom forskjellige fagdisipliner som f eks systemteknikk, levetidskostnadsberegning, relevant fagmyndighet.
En godkjent kontraktsstrategi danner basis for å sluttføre arbeidet med forespørsel og herunder kravspesifikasjon.
Dette fordi kontraktsstrategien vil gi føringer for hvordan disse dokumentene/kravene utformes.

En del av forespørselsgrunnlaget er kravspesifikasjoner som er utarbeidet i samsvar med beskrivelsene i kunnskapsområde kravutvikling og -oppfølging.

Teknikker:

Forespørsel/kontraktsmaler
Disse malene er beskrevet i Contiki. Noen av faggruppene (Kvalitetssikring samt ILS) har også standard formuleringer som bør være en del av forespørselen.
I forbindelse med utarbeidelse av forespørsel må også opplegg for evaluering av mottatte tilbud utarbeides.

Kravspesifikasjon
Se ARF del 6 Leveransebeskrivelse og integrert logistikk (ILS). (se kravspesifikasjonsmal i KINTIKI vedleggsmal D)

Krav til forespørselsesprosessen:

  • forespørselen skal være i henhold til krav som følger av Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA kap 5/12) og/eller ARF (del 16) avhengig av om anskaffelsen skal skje med unntak av FOA eller ikke.
  • forespørselen må klart og konsist fremstille hva som skal anskaffes og på hvilken måte anskaffelsen skal gjennomføres
  • forespørselsdokumenter inkl kravspesifikasjoner skal være iht maler i Contiki.

Forespørsel.
Forespørselen blir benyttet for å anmode om tilbud eller anbud fra potensielle selgere. Forespørselen bør ha god struktur for å lette nøyaktige og fullstendige besvarelser fra de potensielle tilbyderne. Den må alltid inneholde relevant omfangsbeskrivelse, en beskrivelse av den ønskede form på besvarelsen, og alle påkrevde kontraktsbestemmelser.
Utvalgskriterier/evalueringsmodell. Utvalgskriterier benyttes for å rangere eller gi poeng til tilbudene. De kan være objektive eller subjektive, manuelle eller med dataverktøy.