Kostnadskontroll

Kostnadskontroll innebefatter kostnadsstyring og med dette menes:

  • å påvirke faktorer som fører til endring av kostnadsbasis
  • å håndtere endringer, endringsordrer når de oppstår
  • monitorere kost mot budsjett
  • besørge at budsjettrammer avtalt ikke overskrider
  • forhindre at ikke godkjente endringer fører til økt kost
  • informere om alle godkjente endringsordrer, samt betydningen for kostnadene
  • ta aksjon for å minimalisere forventede kostoverskridelser.

Behovet for detaljert informasjon om løpende kostnader vil variere fra prosjekt til prosjekt. I enkle, oversiktlige prosjekt kan man klare seg med enkle tabelloppstillinger som viser de totale kostnader for hvert rapporteringsintervall. I mer kompliserte prosjekter kan man derimot ha behov for mer omfattende vurderinger ‑ med fordeling av kostnader på flere konti, analyser av produktivitet og produksjon av grunnlagsmateriale for omplanlegging og prognoseberegning.


Virkelige kostnader er forbrukte ressurser, inkludert forbruk av interne ressurser. Forbruket av internt arbeid (timer) må derfor registreres for å sammenligne planlagt forbruk med faktisk forbruk.


I denne forbindelse er det verdt å merke seg at det offisielle regnskapet ikke vil være nøyaktig nok som informasjonskilde. Dette skyldes selvsagt at det ofte vil ta både 1 og 2 måneder fra en kostnad er brukt til utgiftene er bokført, og oppgjør faktisk har funnet sted. Ved å forholde seg til det offisielle regnskapet kan en således lett bli forledet til å tro at kostnadsforbruket er langt lavere enn både planlagt/forventet og faktisk forbruk.


Arbeidsbeskrivelse
Behovet for detaljert informasjon om løpende kostnader vil variere fra prosjekt til prosjekt. I enkle, oversiktlige prosjekter kan man klare seg med enkle tabelloppstillinger som viser de totale kostnader for hvert rapporteringsintervall. I mer kompliserte prosjekter kan man derimot ha behov for mer omfattende vurderinger ‑ med fordeling av kostnader på flere konti, analyser av produktivitet og produksjon av grunnlagsmateriale for omplanlegging og prognoseberegning.

Virkelige kostnader er forbrukte ressurser, inkludert forbruk av interne ressurser. Forbruket av internt arbeid (timer) må derfor registreres for å sammenligne planlagt forbruk med faktisk forbruk.


I denne forbindelse er det verdt å merke seg at det offisielle regnskapet ikke vil være nøyaktig nok som informasjonskilde. Dette skyldes selvsagt at det ofte vil ta både 1 og 2 måneder fra en kostnad er påløpt til utgiftene er bokført, og oppgjør faktisk har funnet sted. Ved å forholde seg til det offisielle regnskapet kan en således lett bli forledet til å tro at kostnadsforbruket er langt lavere enn både planlagt/forventet og faktisk forbruk.
Retningslinjer for oppdatering av budsjett:

  1. Utbetalt beløp registreres for hver aktivitet.
  2. Gjeldende budsjett for status periode settes lik utbetalt og differansen re periodiseres eller fjernes fra aktiviteten
  3. Automatisk re periodisering godkjennes/aktiveres for aktiviteter som er automatisk periodisert
  4. Budsjett oppdateres manuelt for de aktiviteter hvor budsjettet er manuelt periodisert
  5. Gjenstående budsjett oppdateres i henhold til prosjektleders beste prognose (periodisering)
  6. Forventet sluttkostnad oppdateres.

Eventuelle avvik mellom målkostnad og forventet sluttkostnad skal rapporteres.