ProsjektfaserProsjektfaserhttp://forsvaret.no/media/PubImages/Prosjektfaser.jpghttp://forsvaret.no/media/PubImages/Forms/DispForm.aspx?ID=3418

Prinsix på 1-2-3

Trenger du en rask innføring i hva Prinsix prosessmodell omfatter, kan du lese et sammendrag her.

​​​​​​​​Materiellinvesteringer i Forsvaret går normalt igjennom 2 faser med planlegging før Forsvarsmateriell (FMA) og Forsvaret ​mottar et gjennomføringsoppdrag (GO) fra Forsvarsdepartementet (FD). Deretter gjennomføres (anskaffelsesfase) invest​eringsprosjektet av FMA som leverer materiellet til Forsvaret som har forberedt mottak. ​

idéFASE

En prosjektidé er det første steget i starten på et materiellinvesteringsprosjekt. Prosjektidéer utarbeides gjerne på bakgrunn av et oppdukkende operativt behov (buttom up) eller på bakgrunn av langtidsplanarbeidet (top down).

Utarbeidelsen av PI skj​er normalt ved at generalinspektørene/tilsvarende sammenfatter de overordnede elementene som utgjør grunnlaget for idéen. 
En PI vil være helt avhengig av at arbeidet med å gjennomføre en interessentanalyse er startet, både for å identifisere aktører og for å kunne beskrive behovet på en hensiktsmessig måte, slik at en tidlig får synliggjort eventuelle avhengigheter og følgekonsekvenser. ​

Konseptfase

Konseptfasen har til hensikt å vurdere de konseptuelle mulige valg som er knyttet til det konkrete behovet forsvarssektoren ønsker å dekke. FD leder så arbeidet med å ta frem den konseptuelle løsningen, med støtte fra underliggende etater. 

​Behovsanalysen gjennomføres for å sikre at de beskrevne behovene gjenspeiler samfunnets virkelige behov og at løsninger ikke blir valgt uten en grundig vurdering av alle interessenter/aktører. Videre skal det utarbeides et overordnet strategidokument som har til hensikt å sikre klart formulerte samfunnsmål og effektmål som skal bidra til riktig fokus i det videre prosjektarbeidet. I tillegg skal det utarbeides et overordnet kravdokument som skal inneholde klare krav som er tydelig avledet fra behovene/-et som er avdekket i behovsanalysen og skal brukes til å velge rett alternativ.

Mulighetsstudien utarbeides basert på behovene og målene som har blitt dokumentert. Disse skal til sammen definere et bredt mulighetsrom som skal vurderes opp mot det overordnede kravdokumentet. De identifiserte alternativene skal gjennom en grovsortering der alternativene som ikke oppfyller kravene i det overordnende kravdokumentet siles ut.​

I neste trinn skal alternativanalysen gjennomføres. Alternativanalysen skal definere et nullalternativ og minst to alternative hovedkonsepter. For samtlige alternativer skal mål, usikkerheter og finansieringsplan beskrives. Alternativene skal være bearbeidet i en samfunnsøkonomisk analyse, og også usikkerhet knyttet til alternativene inngår som en del av beslutningsgrunnlaget. 

Til slutt skal selve Konseptuell Løsning (KL) dokumentet utarbeides. KL dokumentet skal inneholde essensen av de foregående delene. I sammendraget skal essensen sammenstilles, de viktigste behov og interessenter fra behovsanalysen, mål og rammer fra strategidokumentet, krav fra kravdokumentet og anbefalt alternativ samt de viktigste usikkerhetsfaktorer fra alternativanalysen. 

En KL utarbeides normalt kun når styringsrammen (P50) overstiger 750 mill. kroner, og da skal KL dokumentet med tilhørende vedlegg underlegges kontroll av ekstern kvalitetssikrer. 

Definisjonsfase

Definisjonsfasen omfatter utarbeidelse av beslutningsunderlag for å ta beslutning om iverksetting av prosjektet, samt styringsgrunnlag for prosjektet i gjennomføringsfasen. Dette gjøres gjennom en Fremskaffelsesløsning (FL). Målet med fasen er å gi beslutningstaker (FD) best mulig grunnlag for å fatte beslutning om iverksetting, samtidig gi FMA det beste grunnlag for kosteffektiv gjennomføring av prosjektet.​ 

Definisjonsfasen begynner med et behov som er forankret i en KL, en prosjektidé (PI) eller i strukturutviklingsplanen (SUP). FD behandler behovet og sender så ut et oppdrag om utarbeidelse av FL (OFL) til FMA. FMA har da i oppgave å koordinere utarbeidelsen av FL. I tillegg til alle temaene som skal beskrives i en FL (se FL mal), er det satt spesielle krav til de deler som omhandler krav og usikkerhet. Hovedregelen er at disse to temaene skal omtales mer i detalj i egne vedlegg. 

En usignert versjon av FLen (UFL) sendes til kontroll i FD. Eventuelle merknader fra FD innarbeides av FMA før FLen blir signert av direktøren for FMA og Forsvarssjef. Deretter fremsendes FLen som anbefalt FL til FD for godkjenning. Etter godkjenning av FL vil FD sende ut gjennomføringsoppdrag (GO) til FMA og Forsvaret, samt eventuellt andre underliggende etater. 

Dersom prosjektet har en investeringsmessig kostnadsramme (P85) over 750 mill. kroner, skal det gjennomføres en ekstern kvalitetssikring av FL med alle vedlegg før FD godkjenner prosjektet. Dersom prosjektets kostnadsramme (P85) som overstiger 500 mill. kroner skal prosjektet fremlegges Stortinget for godkjenning, etter en forutgående regjeringsbehandling. Prosjekter mellom 75 og 500 mill. kroner godkjennes av Statsråden, mens prosjekter under 75 mill. kroner godkjennes av Sjef FD III. 

Anskaffelsesfase

Når FMA mottar GO, vil prosjektet kvalifiseres nærmere. Under kvalifiseringen analyseres oppdraget for å planlegge hvordan anskaffelsen kan gjennomføres mest mulig effektivt innenfor de rammebetingelser som er gitt i GO med tanke på tid, ytelse og kostnad. 

Anskaffelse av materiellet følger Lov om offentlige anskaffelser (LOA)med tilhørende forskrifter, eller unntaksbestemmelsene i Anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren (ARF). Lov, forskrifter og regelverk gir føringer for måten materiellet kan anskaffes på. Basert på føringene gitt i GO vurderes forskjellige anskaffelsesstrategier, normal anskaffelse, leie, lease, offentlig privat partnerskap (OPP) eller multinasjonalt samarbeid. 

FMA kunngjør forespørselen gjennom offentlig kanaler. Tilbyderne gir et bindende svar som evalueres av FMA. Deretter snevrer man inn utvalget av tilbydere og starter kontraktsforhandlinger med en eller flere av tilbyderne. Tilbudene og de forhandlede kontraktene vurderes opp mot kravene til tid, ytelse og kostnad som er gitt i GO. Etter at kontrakt er inngått, vil materiellet leveres i henhold til prosjektets økonomiske rammebetingelser og fremdriftsplan. 

Prosjektet sammen med aktuelle grenstab iverksetter utdanning av personell, slik at materiellet kan tas i bruk når det leveres. Normalt er det også en test og verifikasjonstid på materiellet før det sendes ut i operativ bruk. Reglementer, prosedyrer, vedlikeholdsprosesser, operativt konsept og taktikk utarbeides av styrkeprodusent og FLO. 

OVERFØRING TIL Drift

Etter at materiellet er anskaffet og vellykket test og verifikasjonsperiode er gjennomført, overføres det til bruker. Overføring til drift beskriver de viktigste elementer for å legge til rette for at driftsorganisasjonen er best mulig forberedt til å ta i bruk materiellet på en god måte. Det er derfor viktig å starte planleggingen for dette allerede i Definisjonsfasen.​ Driftsfasen innebærer bruk og vedlikehold av materiellet, og berører normalt ikke investeringsorganisasjonen. Unntaket er dersom det er behov for ekstraordinært vedlikehold i en størrelsesorden som organiseres som egne prosjekter, typisk midtlivsoppdateringer, eller modifikasjoner som gir ny eller vesentlig økt ytelse.

Etter at overføring til drift er gjennomført avsluttes prosjektet​, kontoer låses, regnskap gjøres opp og termineringsrapport skrives av FMA for materiellprosjektet og fremsendes FD. FD terminerer prosjektet basert på FMA sin termineringsrapport. Forsvaret utarbeider sin erfaringsrapport med hovedvekt på om effektmålene er nådd, og om gevinstene er realisert, og fremsender til FD.

Gevinstrealisering

Gevinstrealisering handler om å sørge for at de gevinster som var forventet av prosjektet faktisk blir realisert. ​​Det skal være utarbeidet en gevin​strealiseringsplan, som er en operativ handlingsplan til bruk i anskaffelsesfasen av prosjektet og ved overføring til drift. Utarbeidelsen av en gevinstrealiseringsplan starter i planleggingsfasen av prosjektet, slik at linjen får en god forutsetning for ytterligere operasjonalisering av denne ved implementering. Planen bør gi en oversikt over sentrale og potensielle gevinster av prosjektet samt sentrale forutsetninger for at disse skal bli realisert.​ 

Publisert 6. august 2015 14:52.. Sist oppdatert 4. juli 2016 15:55.