tjeneste_1618_arbeidsmiljobestemmetjeneste_1618_arbeidsmiljobestemmehttp://forsvaret.no/Lists/RelatedMedia/DispForm.aspx?ID=18797/media/PubImages/20170522JO_0049-arbeidsmiljobestemmelsen.jpg

Arbeidsmiljøbestemmelsen

Bestemmelse om ivaretakelse av arbeidsmiljø.

​Innhold

1 Innledning
1.1 Formål
1.2 Virkeområde
1.2.1 Stedlig virkeområde
1.2.2 Saklig virkeområde
1.2.3 Lover, forskrifter, eksterne og interne bestemmelser
1.3 Definisjoner og begrepsavklaringer
2 Ansvar
3 Overordnede krav
3.1 Systematisk HMS-arbeid
3.2 Utarbeidelse av prosedyrer som sikrer ivaretakelse av HMS krav og som bidrar til godt arbeidsmiljø
3.3 Krav til avdelingssjef
3.3.1 Ansvar og myndighet
3.3.2 Sikkerhetspolicy
3.3.3 Risikovurdering
3.3.4 Gjennomføring av operasjoner og aktiviteter
3.3.5 Styring av dokumenter og data
3.4 Samordning og krav til arbeidsmiljø
3.4.1 Ansvar for personell ansatt i innleide firmaer
3.5 Krav til innkjøp og mottakskontroll ved innkjøp og lån av arbeidsutstyr mm
4 Vernetjenesten 
4.1 Organisering
4.2 Verneombudsordningen
4.3 Arbeidsmiljøutvalg
4.4 Bedriftshelsetjeneste
5 Varsling av kritikkverdige forhold og rapportering av hendelser i Forsvaret
5.1 Varslingsordningen
5.2 Saksbehandling av varsel
6 Ressurser for å ivareta arbeidsmiljølovens krav
7 Opplæring
7.1 Generelt
7.2 Opplæring av ansatte, vernepliktige, lærlinger og elever ved Forsvarets skoler
7.3 Opplæring av linjeledere
7.4 Opplæring av AMU medlemmer og verneombud
7.5 Opplæring av de som utøver arbeidsgiveransvar
7.6 HMS-rådgiverutdanning
7.7 Forsvarets høyskole (FHS)
8 Medarbeiderdeltagelse
9 Krav til håndtering av ulykker og alvorlige hendelser
10 Kartlegging og registrering
11 Behandling av ulykker, arbeidsrelatert sykdom, sykefravær, uønskede hendelser, avvik, korrigerende og forebyggende tiltak
11.1 Registrering i FIF
11.2 Inkluderende arbeidsliv (IA)
11.2.1 Sammensetning av lokale IA-råd
11.2.2 Opplæring
11.2.3 Saksgang
11.2.4 Lokal IA-handlingsplan
11.2.5 Fremlegging av saker i AMU
11.2.6 Kontrollfunksjon i oppfølgingssaker
11.2.7 Arbeidstakere med redusert arbeidstidsevne
11.2.8 Gravide arbeidstakere som er utsatt for støy
11.2.9 Konfliktløsning
12 Oppbevaring av dokumentasjon og målinger
12.1 Registrering av arbeidstakere eksponert for helsefarlige forhold
13 Revisjoner
14 Ledelsens gjennomgang
15 Administrasjon
16 Omstilling
16.1 Trinn 1: Planlegging og tilrettelegging
16.2 Trinn 2: Iverksetting og gjennomføring
16.3 Trinn 3: Avsluttende evaluering og oppfølging
17 Oppfølging av registrert arbeidstid og arbeidsbelastning
17.1 Virksomhetsplanlegging
17.2 Arbeidstidsplanlegging
17.3 Linjeleders kontrollansvar med hensyn til arbeidstid
17.4 Kontroll av gjennomført arbeidstid på avdelingsnivå
17.5 Særlige plikter for arbeidsgiver
17.6 Særlige plikter for Forsvarets personell- og vernepliktssenter (FPVS)
17.7 Særlige plikter for FST/P
17.8 Sanksjoner
17.8.1 Manglende oppfølging av linjeleders kontrollansvar
17.8.2 Manglende oppfølging av avdelingssjefs kontrollansvar
18 Vedlegg
19 Ikrafttredelse

1 Innledning


1.1 Formål

Formålet med bestemmelsen er å fremme et forbedringsarbeid innen arbeidsmiljø i Forsvaret gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak.

Formålet med bestemmelsen er å sikre at krav til arbeidsmiljø fastsatt i lover og regler samt regelverk for sektoren generelt og Forsvaret spesielt ivaretas på en helhetlig måte.

1.2 Virkeområde


1.2.1 Stedlig virkeområde

Bestemmelsen gjelder for alt personell i Forsvaret, innenfor Forsvarssjefens (FSJ) myndighets-område.

1.2.2 Saklig virkeområde

Bestemmelsen omhandler krav om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) i henhold til arbeidsmiljøloven (aml, jf. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. av 2005-06-17-62) §§ 2-3, 2-4, 2-5, 3-1, 3-4, 3-6 og kap. 4, samt Internkontrollforskriften (jf. Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter av1996-12-06-1127) §§ 5 og 6 og interne regelverk (herunder sikkerhetsstyringsdirektivet, jf. Direktiv – Krav til sikkerhetsstyring i Forsvaret av 2011-01-01).

Bestemmelsen gir videre regler om hvordan man skal tilfredsstille disse overordnede kravene på en systematisk måte og mellom alle nivåer, slik at risikofaktorene reduseres og arbeidsmiljøet har en hensiktsmessig utvikling.

Regler om oppfølging av registrert arbeidstid og arbeidsbelastning, er underordnet reglene i aml, hovedtariffavtalen i staten (HTA), verkstedoverenskomsten for Forsvaret 2014-2016 og arbeidstidsavtaler for Forsvaret (ATF).

1.2.3 Lover, forskrifter, eksterne og interne bestemmelser

Ansvarshavende, ledere og øvrig personell skal være kjent med regelverket og ha oversikt over de HMS-krav som er av særlig viktighet for den virksomhet som utøves.

1.3 Definisjoner og begrepsavklaringer

I denne bestemmelse menes med:

Arbeidsgiveransvar:
Forsvarsjefen har det overordnede arbeidsgiveransvaret. Myndighet er delegert i henhold til gjeldende direktiver.

Prosedyre:
Angitt fremgangsmåte for å utføre en aktivitet eller en prosess (jf. ISO 9000:2006). Prosedyrer kan være dokumentert eller ikke dokumentert. Når en prosedyre er dokumentert brukes termen "skriftlig prosedyre" eller "dokumentert prosedyre". Dokumentet som inneholder en prosedyre, kan kalles "prosedyrebeskrivelse".

Avdelingssjef:
Sjef på nivå 2 og 3 eller annen selvstendig avdeling (jf. Direktiv – Krav til sikkerhetsstyring i Forsvaret av 2011-01-01 pkt. 1.3).

Varsling:
Med varsling menes her at arbeidstaker sier fra om kritikkverdige forhold i Forsvaret i henhold til Retningslinjer for varsling i Forsvarssektoren.

Kritikkverdige forhold: (retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten, KMD, februar 2015)
Forhold arbeidstaker på sin arbeidsplass er blitt kjent med, som har en viss allmenn interesse, som ikke er allment kjent eller tilgjengelige. Eksempler på kritikkverdige forhold er straffbare forhold, brudd på lover og regler, brudd på Forsvarssektorens og Forsvarets interne regler og retningslinjer, samt brudd på allment aksepterte etiske standarder.

Arbeidstaker:
Med arbeidstaker menes her alt personell som har Forsvaret som arbeidsgiver, herunder vernepliktige, lærlinger og elever ved Forsvarets skoler.

Mobbing og trakassering: (lov om likestilling mellom kjønnene (likestillingsloven) (2013)
Handlinger, unnlatelser eller ytringer som virker- eller har til formål å virke krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende.

Seksuell trakassering: (lov om likestilling mellom kjønnene (likestillingsloven) (2013)
Uønsket seksuell oppmerksomhet som er plagsom for den oppmerksomheten rammer.

2 Ansvar

FSJ er øverste arbeidsgivermyndighet i Forsvaret. Arbeidsgivermyndighet er i instruks delegert fra FSJ til SJ FST/P (jf. Instruks for sjef Personellavdelingen i Forsvarsstaben av 2013-08-01).

Videre delegering av arbeidsgivermyndighet er gitt fra SJ FST P til DIF-sjef. DIF-sjef kan, innenfor rammene av overordnet regelverk, delegere arbeidsgivermyndighet videre og formalisere dette i informasjon og samarbeidsavtaler (jf. Direktiv for HR-området kap. 5 av 2014-05-01).

3 Overordnede krav


3.1 Systematisk HMS-arbeid

Det skal utføres systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid på alle nivå i Forsvaret. Sjefer på alle nivå, skal legge til rette for og følge opp etterlevelse av overordnede lover og regler, retningslinjer for forsvarssektoren og interne bestemmelser i Forsvaret.

3.2 Utarbeidelse av prosedyrer som sikrer ivaretakelse av HMS krav og som bidrar til godt arbeidsmiljø

Avdelingssjef skal, i samarbeid med arbeidstakerne og tillitsvalgte, sørge for utarbeidelse av prosedyrer som sikrer ivaretakelse av lokale sikkerhets- og internkontrollkrav vedrørende arbeidsmiljø.

3.3 Krav til avdelingssjef


3.3.1 Ansvar og myndighet

Det skal skriftlig beskrives ansvar og oppgaver i det systematiske HMS-arbeidet.

Avdelingssjef skal regelmessig arbeide for å sikre åpenhet og god ytringskultur, samt understreke viktigheten av rapportering om kritikkverdige forhold.

3.3.2 Sikkerhetspolicy

Avdelingssjef skal utarbeide en skriftlig policy for sikkerhet i arbeidsmiljøet. Det skal regelmessig utarbeides skriftlige mål for arbeidsmiljøet og tiltaksplaner for å nå disse.

3.3.3 Risikovurdering

Arbeidsmiljøet skal regelmessig kartlegges og risikovurderes (ref DIVØ pkt. 4.2 Risikostyring og intern kontroll). Avdelingssjef er ansvarlig for at det utarbeides planer og gjennomføres tiltak som forbedrer arbeidsmiljøet, reduserer risikoen og sikrer beredskap dersom uønskede hendelser skulle inntreffe. Tiltakene skal evalueres. Under planlegging og gjennomføring av endringer, skal det vurderes om arbeidsmiljøet er i samsvar med regelverket.

3.3.4 Gjennomføring av operasjoner og aktiviteter

Basert på risikovurderinger ved gjennomføring av aktiviteter, skal det ved behov utarbeides forebyggende tiltak og beredskapstiltak som sikrer gjennomføring av arbeidsmiljølovens krav.

Dette inkluderer opplæring slik at sikkerheten kan ivaretas, utarbeidelse av prosedyrer og sikkerhetsinstrukser ved utførelse av særlig farlig arbeid og eventuell bruk av sakkyndige.

3.3.5 Styring av dokumenter og data

Avdelingen skal ha oppdaterte prosedyrer som sikrer god styring på alle dokumenter og informasjon eller data. Endringer i styrende dokumenter skal implementeres etter fastsatt prosedyre (DIVØ pkt. 1.2 og DIVØ vedlegg D krav til internkontroll).

3.4 Samordning av oppfølging av krav til arbeidsmiljø

Dersom det er flere DIFer, BRAer eller andre virksomheter på samme arbeidsplass, skal den enkelte sjef koordinere og avtale med de andre sjefene hvordan krav til arbeidsmiljøet skal følges opp.

Det samme gjelder ved øvelser eller aktivitet som omfatter flere DIFer og BRAer. Ansvaret skal avklares og synliggjøres i øvingsordre eller tilsvarende.

3.4.1 Ansvar for personell ansatt i innleide firmaer

Ansvaret for personell ansatt i innleide firmaer ligger i utgangspunktet hos disse.

DIF og BRA har ansvaret for å samordne HMS-aktivitetene. Avdelingssjef skal undersøke og sikre at innleide firma har tilfredsstillende internkontroll.

3.5 Krav til innkjøp og mottakskontroll ved innkjøp og lån av arbeidsutstyr mm

Arbeidsmiljølovens krav skal ivaretas ved innkjøp og lån av arbeidsutstyr, kjemikalier, biologisk materiale og tjenester. Ved leveranse skal det gjennomføres mottakskontroll (jf. 1000- Bestemmelser for materiellforvaltning i Forsvaret av 2011-10-01 pkt. 5.4) som sikrer disse krav.

4 Vernetjenesten


4.1 Organisering

Vernetjenesten består av verneombud (VO), bedriftshelsetjeneste (BHT) og arbeidsmiljøutvalg (AMU).

4.2 Verneombudsordningen

Verneombudsordningen organiserer verneombudene på alle nivåer i Forsvaret. Verneombudene (VO) representerer arbeidstakerne (inkludert vernepliktige) og skal ivareta deres interesser når det gjelder HMS.

4.3 Arbeidsmiljøutvalg

Det skal etableres AMU i Forsvaret. AMUene skal betraktes som selvstendige utvalg begrenset til den arbeidsgivermyndighet som er gitt lokal arbeidsgiver (jf. Direktiv for HR-området kap. 5 av 2014-05-01,og Hovedavtalen i Staten med Tilpasningsavtale for Forsvaret vedlegg 5 av 2010-09-10).

AMU skal avgi årsrapport som fremsendes FST/P/HMS innen 31. januar påfølgende år (jf. Vedlegg B).

4.4 Bedriftshelsetjeneste

Forsvarets BHT (FBHT) skal betjene alle avdelinger og ansatte i Forsvaret, inkl. gruppebasert ivaretakelse av vernepliktige. FBHT gir også råd og bistand innenfor den operative delen av virksomheten.

Faglig ledelse og koordinering av tjenesten ivaretas av Sentral BHT i FST, som også gir råd på overordnet nivå.

FST har arbeidsgiveransvar for Sentral BHT. FBHT er godkjent av Arbeidstilsynet(AT) (jf. Forskrift om administrative ordninger kap. 2 av 2011-12-06-1360).

5 Varsling av kritikkverdige forhold og rapportering av hendelser i Forsvaret


5.1 Varslingsordningen

I Forsvaret skal det tilrettelegges for varsling av kritikkverdige forhold og rapportering av hendelser gjennom å skape en kultur for å si fra om forhold som påvirker arbeidsmiljøet. Det skal etableres gode rutiner for varsling og rapportering som følges opp av enhetlig behandling av saker som varsles.

Som en hovedregel bør det varsles om kritikkverdige forhold til nærmeste foresatte slik at forhold kan rettes opp på et så lavt nivå i Forsvaret som mulig. Kritikkverdige forhold som det ikke er mulig eller ønskelig å løse på lavest mulig nivå, eller som ikke fører frem kan varsles til noen varsleren har tillitt til i Forsvaret. Varsling kan også gjøres til Forsvarets Varslingskanal eller til Forsvarsdepartementets Varslingskanal.

Rapportering av hendelser kan gjøres elektronisk i FIF-portalen (ref. kap 11) eller ved bruk av Forsvarets app for rapportering av hendelser. Hendelser kan også rapporteres i linjen, og i særskilte saker kan det varsles til Forsvarets Varslingskanal.

Alt personell har rett til å varsle arbeidsgiver om kritikkverdige forhold, herunder varsling om mobbing og seksuell trakassering (ref. aml § 2-4).

Forsvarets personell har plikt (ref. aml § 2-3) til å varsle foresatte (arbeidsgiver) og verneombudet om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse og om trakassering (mobbing) og diskriminering. Plikten omfatter også å melde fra om personell som blir skadet i tjenesten eller pådrar seg sykdom som kan ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på tjenestestedet. Det påligger også personellet en plikt til å melde fra om forhold som kan påføre Forsvaret eller personell i Forsvaret tap eller skade (etiske retningslinjer for statstjenesten).

5.2 Saksbehandling av varsel

Kravene som fremgår av Retningslinjer for varsling i Forsvarsektoren gjelder for arbeidstakere i Forsvaret (jf. Definisjon av arbeidstakere i Arbeidsmiljøbestemmelsen pkt. 1.3), og skal benyttes for varslingssaker i Forsvaret (retningslinjer for varsling i Forsvarssektoren, FD, januar 2015).

Saksbehandling skal skje uten unødig opphold.

Ved varslingsaker av svært alvorlig karakter skal saksbehandler varsle FSJ IR umiddelbart (retningslinjer for varsling i Forsvarssektoren, FD, januar 2015 pkt. 5.8.1.) eller Sjef Forsvarsstab.

FSJ IR skal være kopimottaker av alle rapporter (iht. Retningslinjer for varsling i Forsvarssektoren, FD, januar 2015 pkt. 5.9.2.). DIF skal som del av RKR 1 og 3, fremsende rapporteringsskjema (vedlegg D: Rapporteringsskjema for varslingssaker i DIF) til FSJ IR.

Forsvarets presse- og informasjonsenheter har ansvaret for informasjon til og fra media, også i varslingssaker. Mediesaker skal håndteres av presse- og informasjonsenhet på lavest mulig nivå. Ved behov vil presse- og informasjonsenhet informere høyere nivå iht. interne rutiner. Saksbehandler må vurdere om og eventuelt når det er behov for å informere egen presse- og informasjonsenheter.

6 Ressurser for å ivareta arbeidsmiljølovens krav

Det skal være avsatt nok ressurser for å ivareta arbeidsmiljølovens krav.

7 Opplæring


7.1 Generelt

Det skal sikres tilstrekkelig opplæring innen arbeidsmiljø på alle nivåer.

Arbeidsmiljøopplæring skal integreres i årlige virksomhetsplaner og opplæringsvirksomheten behandles i AMU.

7.2 Opplæring av ansatte, vernepliktige, lærlinger og elever ved Forsvarets skoler

Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne, herunder vernepliktige, lærlinger og elever, gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, og at de får den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig.

Ledere med personalansvar skal i forbindelse med informasjon om HEL-arbeidet informere om varsling på avdelingsmøte eller annet lokalt møte minimum én gang i året.

7.3 Opplæring av linjeledere

Arbeidsgiver skal påse at arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere har nødvendig innsikt i vernespørsmål, slik at de kan føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Dette gjelder både under planlegging og utførelse av arbeidet.

Krav til opplæring for linjeleder er minimum 40 timer HMS-grunnkurs. For linjeledere som kun har til oppgave å lede og kontrollere personell på kontorarbeidsplasser, kan AMU bestemme kortere opplæringstid, men minimum tre dager.

AMU skal behandle HMS- opplæring og tilpasses slik at linjeledere sikres tilstrekkelig innsikt i de vernespørsmål som oppstår innen sitt ansvarsområde.

7.4 Opplæring av AMU medlemmer og verneombud

Alle medlemmer av AMU med vara og VO med vara skal ha 40 timer HMS- grunnopplæring senest innen tre måneder etter at de er valgt. Unntaksvis skal de være påmeldt kurs innen tre måneder, med gjennomføring innen fem måneder.

Om nødvendig skal det bli gitt ytterligere HMS- opplæring slik at alle kan utføre sine verv på forsvarlig måte.

7.5 Opplæring av de som utøver arbeidsgiveransvar

Arbeidsgivere i Forsvaret skal ha tilstrekkelig HMS-opplæring slik at de kan ivareta arbeidsgiveransvaret i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser innen eget virkeområde.

Krav til HMS-opplæring er minimum 40 timer HMS-grunnkurs. For arbeidsgivere som kun har ansvaret for personell på kontorarbeidsplasser, kan AMU bestemme kortere opplæringstid, men minimum tre dager.

AMU må vurdere behov for ytterligere opplæring ut over minimumskrav, avhengig av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.

7.6 HMS-rådgiverutdanning

Det skal gjennomføres regelmessig HMS-rådgiverutdanning i regi av Forsvarets høyskole (FHS).

Utdanningen kan gis til HMS-forvaltere og andre som trenger dypere og bredere kompetanse innenfor HMS.

Personellavdelingen i Forsvarsstaben (FST/P) gir oppdrag til FHS om å forestå utdanningstilbudet.

7.7 Forsvarets høyskole (FHS)

(Bestemmelser for utdanning i Forsvaret Bestemmelser for utdanning i Forsvaret (BUF) av 2013-01-01) (BUF) fastsetter rammeplaner for HMS-utdanning på ulike utdanningsnivå.

FHS har det faglige ansvar for gjennomføring av all HMS-utdanning ved Forsvarets skoler.

8 Medarbeiderdeltagelse

Forsvarets personell og deres representanter skal medvirke i utvikling og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet.

9 Krav til håndtering av ulykker og alvorlige hendelser

Det skal være utarbeidet lokale prosedyrer som sikrer beredskap og oppfølging ved ulykke (direktiv for håndtering og oppfølging av ulykker involverende Forsvaret av 2007-11-01).

10 Kartlegging og registrering

Det skal sørges for kartlegging av fysiske, kjemiske, biologiske og psykososiale faktorer i arbeidsmiljøet når risikoforholdene tilsier det. Personellet skal gjennomgå egnet helseundersøkelse dersom risikovurdering dokumenterer risiko for sykdom eller skade. Avdelingssjef skal sikre seg oversikt over yrkesrelatert sykdom eller skade.

11 Behandling av ulykker, arbeidsrelatert sykdom, sykefravær, uønskede hendelser, avvik, korrigerende og forebyggende tiltak


11.1 Registrering i FIF

FIF skal benyttes for å registrere og redegjøre for følgende forhold som:

- Skade og sykdom på personell
- Forurensing
- Skade på materiell/utstyr
- Nestenulykker
- Sikkerhetsobservasjon
- Forbedringsforslag

11.2 Inkluderende arbeidsliv(IA)

Gjennom systematisk og målrettet IA-arbeid skal det sikres en pålitelig sykefraværsstatistikk, enhetlige prosedyrer for forebygging av og oppfølging ved sykefravær eller redusert arbeids- og funksjonsevne. Videre skal arbeidet ivareta en helhetlig og helsefremmende seniorpolitikk.

11.2.1 Sammensetning av lokale IA-råd

Lokalt IA-råd (LIA) skal som minimum bestå av en person fra personellavdelingen med beslutningsmyndighet, lokal IA-kontakt, HVO eller VO og BHT.

Andre interne støtteressurser som HMS-forvalter eller rådgiver, prest, rusmiddelkontakt, representanter fra organisasjonene og lignende innkalles ved behov, eventuelt kan gruppen av faste medlemmer utvides. Representant fra NAV Arbeidslivssenter kan inviteres ved behov.

Personellavdelingens representant er rådsleder, og denne innkaller til møte minimum to ganger årlig (tilpasset AMUs møtestruktur).

Endelig sammensetning gjøres kjent for de ansatte gjennom oppslag på tavle ol, samt beskrives i internkontrollsystemet og meldes inn til FST/P/HMS.

11.2.2 Opplæring

Medlemmene i LIA skal samlet ha en utfyllende kompetanse innen Forsvarets og avdelingens helsefremmende og sykefraværsoppfølgende arbeid.

Lokal IA-kontakt skal ha gjennomført sertifiseringskurset for IA-kontakter.

11.2.3 Saksgang

Lokal IA-kontakt i driftsenheten (DIF) er enhetens IA-kontaktpunkt mot sentral IA-kontakt i FST/P/HMS og mot eventuell lokal IA-kontakt på nivåer under DIF. All skriftlig saksgang vedrørende syke arbeidstakere som sendes fra lokal IA-kontakt til sentral IA-kontakt, skal ha lokal IA-kontakt på arbeidsgivernivå 2 som kopiadressat. Saken skal også ha vært vurdert internt med dette nivået før den oversendes sentralt nivå. Dette sikrer korrekt saksgang i DIFen.

11.2.4 Lokal IA-handlingsplan

IA skal sikre at AMU utarbeider Lokal IA-handlingsplan for DIF (eventuelt avdeling om dette er bestemt), samt påse at tiltakene nedfelt i planen gjennomføres.

11.2.5 Fremlegging av saker i AMU

a) Rådsleder (LIA) skal legge frem kvartalsvis status over DIFens (eventuelt avdelingens) sykefravær. Som del av status fremlegges en analyse over utvikling (inkludert historisk perspektiv) samt interessante (positive og negative) trekk i datamaterialet.

b) Rådsleder skal årlig legge frem status på DIFens (eventuelt avdelingens) totale sykefravær for foregående år. Som del av analyse informeres det om hvilke grupper som skiller seg ut i statistikken (positivt og negativt) samt mulige forklaringer eller hypoteser på dette. Videre fremlegges annen relevant informasjon som kan gi data mer substans som grunnlag for helsefremmende og sykeforebyggende tiltak (hvordan løses sakene, hvilke tilrettelegginger blir oftest benyttet, hva kan bidra til enda bedre oppfølgingsprosesser og lignende). Det presiseres at gjennomgangen skal være av generell karakter og ivareta hensynet til anonymitet.

Rådsleder skal i samme gjennomgang som punkt b) gi en status over de mest sentrale tiltakene utformet i Lokal IA-handlingsplan.

11.2.6 Kontrollfunksjon i oppfølgingssaker

Rådsleder skal kontakte oppfølgingsansvarlig (sykmeldtes nærmeste leder) og bistå dersom vedkommende får kunnskap om at et sykefravær ikke følger progresjon i henhold til lovverket.

Rådsleder har ansvar for å iverksette strakstiltak om det avdekkes konkrete forhold som hindrer lovpålagt progresjon i oppfølgingsløpet.

Nærmeste leder har oppfølgingsansvaret.

11.2.7 Arbeidstakere med redusert arbeidstidsevne

I saker hvor lokal oppfølgingsansvarlig (uansett nivå) eller sykemeldte er usikker på eller uenig i om tilretteleggingsplikten (jf. arbeidsmiljøloven § 4-6) er overholdt, og der fraværet har vart i mer enn 18 måneder, kan sakspapirene sendes fra lokal oppfølgingsansvarlig til rådsleder i LIA på DIF-nivå for gjennomgang og vurdering. Kun skriftlig dokumentasjon skal evalueres. Møtet i LIA skal avholdes snarest mulig etter at dokumentasjonen er mottatt.

Kopi av sak fra oppfølgingsansvarlig skal sendes til lokal leder på avdelingsnivå og sykmeldte. Dersom saksdokumentasjonen inneholder medisinske opplysninger av personlig karakter, må det innhentes samtykke fra den opplysningen gjeldet før videre saksgang.

Saken behandles systematisk og upartisk med formål å avklare hvorvidt mulighetene for å tilrettelegge med både interne og eksterne virkemidler er uttømt, samt om saksgangen har vært tilfredsstillende gjennomført og dokumentert.

Saksgrunnlaget som skal oversendes LIA skal som minimum inneholde:

- Utfylt logg for oppfølging ved sykefravær.
- Alle versjoner av Individuell oppfølgingsplan, eventuelt andre relevante og underskrevne referat fra lovpålagte dialogmøter (jf. aml § 4-6 (4).
- Uttalelse fra lokalt NAV-kontor med en vurdering av hvorvidt arbeidsgiver har oppfylt tilretteleggingsplikten.

I tillegg kan eventuelle uttalelser fra andre parter (BHT, lege og lignende) vedlegges dersom de kan gi LIA et bedre beslutningsgrunnlag. Dette gjelder ikke sensitive opplysninger uten samtykke.

11.2.8 Gravide arbeidstakere som er utsatt for støy

Ved arbeidsforhold hvor gravid arbeidstaker utsettes for støynivå over nedre tiltaksverdier (LEX,8h = 80 dB) og LpC,peak = 130 dB, skal avdelingssjef vurdere om støydempende tiltak kan gjøres i lokalet, samt om støyeksponeringen er like høy overalt. Vurderingen skal gjennomføres i samarbeid med BHT og VO.

Dersom det ikke er mulig å komme under nedre tiltaksverdi i lokalet, skal den gravide arbeidstakeren omplasseres fra og med uke 24 i svangerskapet. I praksis betyr det at hun ikke skal arbeide i lokaler hvor det er bruk for hørselsvern.

Dersom det ikke er mulig med omplassering eller tilrettelegging til annet arbeid, skal det søkes om svangerskapspenger.

11.2.9 Konfliktløsning

Det skal foreligge en prosedyre som gir føringer for hvordan konfliktløsning skal håndteres.

12 Oppbevaring av dokumentasjon og målinger

Avdelingen skal ha oppdaterte prosedyrer som sikrer at definerte rapporter, målinger, korrigerende tiltak med mer som ikke er dokumentert i HMS-registrering i FIF, blir registrert og oppbevart.

12.1 Registrering av arbeidstakere eksponert for helsefarlige forhold

Det skal foreligge en prosedyre som skal sikre registrering av arbeidstakere som er eksponert for helsefarlige forhold i henhold til forskrift om utførelse av arbeid kapittel 31.

13 Revisjoner

Sikkerhetsstyringssystemet skal underlegges vurdering for å fastslå om:

- Arbeidsmiljøaktivitetene er i samsvar med systemet
- Resultatene er i samsvar med systemets krav
- Aktivitetene er hensiktsmessige for måloppnåelse innen arbeidsmiljøet

14 Ledelsens gjennomgang

HVO eller VO og representant fra BHT skal delta ved ledelsens gjennomgang hva angår arbeidsmiljørelaterte forhold. Ledelsens gjennomgang skal behandles i AMU.

15 Administrasjon

Arbeidsmiljøtiltak skal inngå i ordinært budsjett og være en del av oppdrags- og ressursdialogen.

AMUene kan behandle virksomhetsplan, budsjett og tiltak knyttet til arbeidsmiljørelaterte områder.

16 Omstilling

Ved omstilling plikter arbeidsgiver å gjennomføre følgende tre trinn:

Trinn 1: Planlegging og tilrettelegging
Trinn 2: Iverksetting og gjennomføring
Trinn 3: Avsluttende evaluering og oppfølging

16.1 Trinn 1: Planlegging og tilrettelegging

Under planlegging av nye eller endrede arbeidsplasser, endring av produksjonsmetoder, anskaffelse av tekniske innretninger og utstyr med videre som får vesentlig betydning for arbeidsmiljøet eller krever arbeidstilsynets samtykke, skal arbeidsgiver:

a) Utarbeide HMS-målsetting for omstillingen.
b) Ha oversikt over og kjennskap til relevante bestemmelser i arbeidsmiljøloven, HA/TA og annet regelverk.
c) Sikre medvirkning fra de ansatte gjennom verneapparatets representanter og BHT.
d) Vurdere konsekvenser av planlagte tiltaks innvirkning på arbeidsmiljøet. Utarbeide tiltak innen HMS-området i samsvar med regelverket som sikrer et forsvarlig arbeidsmiljø i omstillingsprosessen (under og etter).

16.2 Trinn 2: Iverksetting og gjennomføring

Arbeidsgiver skal, i samarbeid med de ansatte og deres representanter, foreta en løpende kartlegging av eksisterende arbeidsmiljø i virksomheten med hensyn til HMS og iverksette nødvendige korrigerende tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø.

16.3 Trinn 3: Avsluttende evaluering og oppfølging

Arbeidsgiver skal, i samarbeid med de ansatte og deres representanter, evaluere omstillingen og om nødvendig gjennomføre korrigerende tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø.

17 Oppfølging av registrert arbeidstid og arbeidsbelastning


17.1 Virksomhetsplanlegging

Det skal planlegges for å sikre balanse mellom oppgaver og ressurser for å unngå at ubalanse fører til sykdom, skade eller redusert helse hos arbeidstakerne. For å ivareta balansen skal følgende faktorer vektlegges i forbindelse med styringsdialogen, utarbeidelse av virksomhetsplaner og rettelser og tillegg (R&T) på alle nivå:

- Overtid, arbeidstid, samlet tid og hviletid skal planlegges gjennomført innenfor rammen av de begrensninger som følger av aml med tilhørende forskrifter og ATF.
- Der hvor Forsvaret har etablert unntak fra aml kapittel 10, skal aktiviteten planlegges gjennomført innen for de vernekrav som da gjelder, se vedlegg E.
- Risikovurdering av personellets subjektive oppfatning av arbeidsbelastning, herunder resultatet av kartlegginger fra Forsvarets medarbeiderundersøkelse og andre lignende undersøkelser.

Oversikt over arbeidstid, overtid, samlet tid og hviletid samt resultater fra medarbeiderundersøkelser og lignende skal behandles i henhold til DIFens informasjons- og samarbeidsavtale før gjennomføring av styringsdialogen.

17.2 Arbeidstidsplanlegging

Dersom en arbeidstaker må arbeide til forskjellige tider på døgnet skal det utarbeides en arbeidsplan som viser den enkelte arbeidstakers arbeids- og fritid, se aml § 10-3, HA/TA § 12 og ATF pkt. 5.

Det skal inngås lokale avtaler med de tillitsvalgte om utvidelse av arbeidstid før overtidsgrensene i aml overskrides, jf. aml § 10-6. Samtykke skal innhentes fra den enkelte arbeidstaker før avtalen inngås. Inngåtte avtaler om utvidet vernegrense skal registreres i SAP.

17.3 Linjeleders kontrollansvar med hensyn til arbeidstid

Før det pålegges overtid eller tilsvarende, skal linjeleder alltid vurdere om dette er nødvendig for driften, og om overtiden kan medføre brudd på verneregler.

Linjeleder skal kontrollere at fremmøtekoder er i henhold til arbeidsplan og at arbeidet faktisk er gjennomført.

Alle brudd på arbeidstidsregelverket (avvik) som avdekkes ved kontrollene skal følges opp med korrigerende og eventuelt forebyggende tiltak.

17.4 Kontroll av gjennomført arbeidstid på avdelingsnivå

Avdelingssjef skal etablere rutiner i linjen for kontroll mot vernegrensene i aml, HTA og ATF. Rutinene skal inneholde månedlig kontroll av at eget personell ikke pålegges arbeidstid utover vernegrensene. Det skal også føres kontroll mot vernegrenser i henhold til vernerapport (se informasjon på intranett om vernegrenser). Oppfølging av brudd på arbeidstid skal være fast agendapunkt på alle ledermøter.

Vernerapporten skal behandles i eget arbeidsmiljøutvalg kvartalsvis. Referat fra møtet med beskrivelse av hvilke korrigerende tiltak DIF iverksetter skal fremsendes FPVS.

17.5 Særlige plikter for arbeidsgiver

Arbeidsgiver skal, i samarbeid med de ansatte og deres representanter, evaluere omstillinger og om nødvendig gjennomføre korrigerende tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø.

FST/ØS skal tilrettelegge for at punkt 17.1 er ivaretatt i forbindelse med styringsdialogen og utarbeidelse av virksomhetsplaner samt R&T til disse. Ved gjentatte brudd på arbeidstidsreglene, skal DIF-sjef forklare forholdet i Forum 1 eller tilsvarende.

17.6 Særlige plikter for Forsvarets personell- og vernepliktssenter (FPVS)

FPVS skal utøve overordnet kontroll med registrering av arbeidstid i Forsvaret. Dette omfatter:

- Oppfølging av status i de forskjellige DIFene.
- Ivareta rapportering mot resultat- og kontrollrapporter (RKR).
- Anbefale iverksetting av tiltak overfor sjef FST/P i tilfeller med omfattende eller gjentatte brudd på vernebestemmelsene.
- Redegjøre for status på oppfølging av registrert arbeidstid i Forsvaret til FHAMU hvert halvår.

17.7 Særlige plikter for FST/P

På bakgrunn av FPVS anbefalinger, skal FST/P fortløpende vurdere om det skal settes inn tiltak i tilfeller hvor det forekommer omfattende eller gjentatte brudd på vernebestemmelsene.

17.8 Sanksjoner

Forsettlig eller uaktsom overtredelse av vernebestemmelsene er undergitt offentlig påtale og straffeansvar jf. aml kapittel 19.

17.8.1 Manglende oppfølging av linjeleders kontrollansvar

Dersom det ved kontroll av arbeidstidsregnskap påvises brudd på vernebestemmelsene, skal avdelingssjef gi muntlig advarsel overfor ansvarlig linjeleder. Gjentatte brudd skal påtales overfor ansvarlig linjeleder og kan medføre tap av rett til å utøve funksjon som linjeleder.

Linjeleders oppfølgingsansvar med hensyn til kontroll av gjennomført arbeidstid, jf. pkt. 17.3, skal vurderes i forbindelse med vedkommende sin tjenesteuttalelse.

17.8.2 Manglende oppfølging av avdelingssjefs kontrollansvar

Avdelingssjefs manglende oppfølgning av kontroll- og arbeidsgiveransvar, jf. pkt. 17.4, skal vurderes i forbindelse med vedkommende sin tjenesteuttalelse.

18 Vedlegg

Vedlegg A: HMS-rådgiver og forvalter til Bestemmelse om ivaretakelse av arbeidsmiljø
Vedlegg B: Mal for årsrapport fra arbeidsmiljøutvalg
Vedlegg C: Sjekkliste for varsling om kritikkverdige forhold i Forsvaret
Vedlegg D: Rapporteringsskjema for varslingssaker i DIF
Vedlegg E: Veiledning om arbeidstid

19 Ikrafttredelse

Bestemmelse om ivaretakelse av arbeidsmiljø trer i kraft 2016-03-15 .

Samtidig settes Bestemmelse om ivaretakelse av arbeidsmiljø av 2015-11-15 og Veiledning til Bestemmelse om ivaretakelse av arbeidsmiljø av 2015-11-15ut av kraft.

Publisert 19. februar 2019 10:11.. Sist oppdatert 8. mai 2019 13:36.