Slik jobber Sjøforsvaret med varslingssaker
I Sjøforsvaret ble varslingssaker behandlet litt tilfeldig og uten system. Så kom det nye krefter til og fikk håndteringen på rett kjøl. Internt i Forsvaret blir de nå trukket fram som et forbilde på hvordan varslingssaker kan håndteres.
Fram til 2019 var det litt tilfeldig hvor og hvordan varslingssaker ble behandlet i Sjøforsvaret. Saker som ble meldt inn, ble håndtert, men på forskjellige måter og uten en styrt struktur. Saksbehandlingen varierte fra avdeling til avdeling, dokumentasjon i sakene spriket, og flere av de eldre sakene manglet tilstrekkelig historikk.
Nye folk, ny giv
Så, i slutten av 2019, skjedde det noe. Nytt personell i Sjøforsvarsstaben og ledelsen i Sjøforsvaret så at det var behov for å sette varslingssaker i system.
– Vi opprettet det vi kaller en varslingsgruppe med en felles postboks som tar imot alle varslinger til Sjøforsvaret. Det ble besluttet at alle saker skal rapporteres inn der. Sånn får vi en totaloversikt over hva som kommer inn av varslingssaker i Sjøforsvaret, sier Sille Houge-Thiis Skjoldal.
Hun er kommandørkaptein og midlertidig stabssjef i HR-avdelingen til Sjøforsvaret.
Fellesmottak av varslingssaker
Skjoldal er en av dem som har bidratt til å få håndteringen av varslingssaker i Sjøforsvaret på stø kurs. Først med etablering av mottak og struktur på håndtering av innkommende saker.
Det siste halve året har hun og varslingsgruppen vært mye ute og snakket med ledelsen på avdelinger og fartøy i Sjøforsvaret, for å bevisstgjøre hele organisasjonen på hvordan varslingssaker skal håndteres på en god måte.
– Vi snakker med dem om hvordan starte en varslingsprosess, hva slags dokumentasjon som må være med, og at involverte må få informasjon. Vi understreker at sakene skal bli løst innen rimelig tid, og at det settes av tilstrekkelig med ressurser for å få det til.
Varslingssaker er et lederansvar
Skjoldal peker på at ett av de viktigste grepene de har gjort ved siden av å samle alle varslingssakene i et felles mottak, er å ansvarliggjøre sjefene i Sjøforsvaret:
– Vi er veldig tydelige på at et varsel utløser et arbeidsgiveransvar. Det er sjefene ute i avdelingene som er ansvarlige for håndtering av varslingssaker. Varslingsgruppen er der for å rådgi og støtte i prosessen.
Varslingsgruppen har kontaktpunkter inn i alle avdelingene i Sjøforsvaret. Nestkommanderende hos Marinen, Kystvakten, Sjøforsvarets baser, KNM Harald Haarfagre, og Sjøforsvarsstaben er kontaktpersoner for varslingsgruppen, og de holder tett kontakt.
For eksempel leser varslingsgruppen til Skjoldal gjennom utkast til sluttrapporter og kommer med råd til ting som bør tas med, hva slags nivå på reaksjoner de eventuelt bør legge seg på, og hvem de bør prate med i sakene.
Sakene skal være sporbare
En viktig del av arbeidet som Skjoldal og varslingssgruppen bidrar med, er å lage et system der de ulike varslingssakene blir sporbare. Slik at sakene kan dokumenteres også i etterkant.
– Hos oss flytter personell gjerne på seg fra fartøy til fartøy, så det er viktig at det er historikk som følger dem, sier hun.
Det også viktig med historikk ved ansettelser, rådsarbeid, opprykk og uttak til lederstillinger. Arkivert informasjon gjør det mulig å gå tilbake og se om det hefter hendelser ved dem som er på søkerlisten.
– Triste eksempler på det motsatte finnes i noen av sakene som har nådd mediene. Ansatte som har blitt løftet til høye stillinger, har gjort ting de ikke skulle ha gjort, men dette har ikke kommet fram på grunn av manglende historikk.
Fokus på forebygging
Sjøforsvaret jobber etter to søyler når det kommer til temaet varsling: håndtering og forebygging. Den første søylen er det arbeidet som ble i gang satt i 2019, med systematisering av hvordan saker mottas og saksbehandles:
– Fram til nå har det vært viktig å få kontroll på de sakene som kommer inn, men det er forebygging som er framtiden. For ønsket er jo i størst mulig grad å forebygge at nye saker oppstår, sier Skjoldal.
Avdelingene rundt om i Sjøforsvaret er i gang med forebygging allerede:
– I varslingssaker er det mange gråsoner. Det er viktig å ha diskusjoner rundt hva som er innenfor og utenfor av ulike typer oppførsel. Det er viktig å tørre å prate om disse temaene. Og det gjør de ute på fartøyene våre allerede, men dette arbeidet ønsker vi å få satt i system.
Flere saker med økt medietrykk
Tallet på innmeldte varslingssaker har økt de siste årene, både i Sjøforsvaret og resten av Forsvaret. Både #Metoo-kampanjen for noen år siden, Forsvarets undersøkelse om mobbing og seksuell trakassering (MOST) i 2018, og mediefokuset på varslingssaker i Forsvaret det siste halve året påvirker antallet innmeldte saker.
Skjoldal ser ikke på økning i antall saker som noe negativt i seg selv:
– Det er viktig å ha god informasjon ute om at det er lov og viktig å varsle. Sånn at vi kan ta tak i eventuelle utfordringer som ligger ute hos avdelingene.
Skjoldal er tydelig på hvilke råd hun vil gi andre grener og avdelinger i Forsvaret som vil ta tak i sin håndtering av varslingssaker:
– Det handler om å få ledelsen til å forstå at det viktig at det er de som eier sakene. Det er et arbeidsgiveransvar de må ta. Og så er det viktig å jobbe strukturert med dette, og kunne dokumentere det som er gjort. Jobb med avdelingene deres og få dem til å forstå viktigheten av å ha et felles system som det jobbes innenfor, få en god oversikt over sakene som kommer inn. Gjør arbeidet sporbart, slår hun fast, og avslutter:
– Jeg håper vi raskt får på plass en felles plattform for hele Forsvaret, i henhold til PwC sine anbefalinger i rapporten de la fram, sier Skjoldal.
