Bruk av data fra Forsvaret i forskning
Ønsker du å forske på Forsvaret? Forskere og studenter må sende søknad til Forsvarets høgskole om bruk av alle typer personopplysninger.
Forsvaret besitter data som kan være nyttige i forskningsprosjekter. For å sikre at behandlingen av personopplysninger blir vurdert og forsvarlig ivaretatt, behandles alle søknader ved Forsvarets høgskole (FHS).
Søknadene behandles av en nemnd med relevant kompetanse innen jus, etikk, forskning, personvern og militær virksomhet.
Forsvarets forskningsnemnd tar stilling til søknader om bruk av ulik type data. Som blant annet:
- intervjuer
- spørreundersøkelser
- Forvarets registerdata, som f.eks. sesjonsdata
Begrensninger i bruk av registerdata
NB! Beredskapshevingen etter 1. november 2022 har ført til at Forsvarets personell- og vernepliktssenter (FPVS) har begrensede muligheter til å bistå med uttrekk av data fra Forsvarets registre.
Dette har følgende konsekvenser:
- FPVS gir ikke lenger tilgang til sine registre for bruk i eksterne masteroppgaver.
- FPVS kan ikke gi støtte til bacheloroppgaver.
- Eksterne storprosjekter som forutsetter støtte fra FPVS, må ta direkte kontakt med forskningsnemnda allerede mens prosjektet er på idéstadiet.
- Eksterne PhD-prosjekter må ta kontakt med forskningsnemnda så tidlig som mulig for å sondere mulighetene.
- FHS-masterstudenter:
- I første omgang oppfordrer forskningsnemnda FHS-masterstudenter om å utforske muligheten for å bruke andre kilder enn Forsvarets registre. FPVS’ vil ha begrenset mulighet til å gi støtte, avslag er en mulighet.
- Om FHS-masterstudent og veileder likevel vil forsøke et prosjekt som forutsetter FPVS-støtte, tar de i første omgang kontakt med forskningsnemnda. Nemnda vil vurdere saken og evt. gå i dialog med student/veileder.
- Om nemnda vurderer at FPVS bør kunne vurdere å gi støtte, bes student/veileder om å kontakte oppgitt POC i FPVS for avklaring – om støtte kan gis, og i så fall i hvilket omfang.
Hvis du vurderer å bruke data fra Forsvaret i din forskning, må du sende en søknad til Forsvarets høgskole.
Vær ute i god tid!
Fullstendig søknad sendes til fhs.datautlevering@mil.no
Søknaden skal inkludere følgende dokumenter:
- Utfylt søknadsskjema
- En kort prosjektbeskrivelse som blant annet redegjør for valg av metode, formål med prosjektet, datalagring/håndtering, o.l.
- Intervjuguide/spørreundersøkelse
- Samtykkeskjema/infoskriv
- Godkjenning/tillatelse fra berørte avdelinger (e-post som bekrefter at undersøkelse kan gjennomføres er tilstrekkelig)
- Hvis prosjektet er konsesjonspliktig, Norsk senter for forskningsdata (NSD) innmeldingsskjema og godkjenning
Hvis det er søknad om tilgang til registerdata, send inn variabelliste.
Hvem må søke og om hva?
Hvis du som student eller forsker vil hente ut registeropplysninger fra Forsvarets databaser eller lage egne opplegg for å hente inn data, må du søke.
Reglene omfatter alle som forsker på Forsvaret – også studenter og forskere tilknyttet Forsvarets egne forsknings- og utdanningsmiljøer. Reglene omfatter de fleste typer data.
Unntak: Person- og helseopplysninger fra Forsvarets helseregister. Søknad om å bruke denne typen opplysninger skal sendes til og behandles av Forsvarets sanitet (FSAN). Les mer på Forsvarets helseregister. Der finner du reglene for bruk av Forsvarets data.
Reglene er samlet i Bestemmelse for Forskningsnemnda ved Forsvarets høgskole.
NB! Om forskningen din krever dispensasjon fra taushetsplikten, stiller Forsvaret tilleggskrav til søknaden, og det er derfor viktig å sette seg godt inn i regelverket.
VIKTIG! Les dette før du starter!
-
Søknaden skal inneholde opplysninger om forskningen som personopplysningene skal brukes til.
- Hvem er forskningsansvarlig og prosjektleder?
Forskningsansvarlig: Institusjonen eller annen juridisk / fysisk person som har det overordnede ansvaret for forskningsprosjektet. Er du student, kan det være din veileder.Vær nøye med å oppgi korrekt e-postadresse til forskningsansvarlig. Forskningsansvarlig blir varslet på e-post når søknaden sendes inn. Vedkommende må følge anvisningen i varselet og bekrefte rollen sin på e-post før saksbehandlingen kan starte.
Prosjektleder: Forskeren eller studenten med ansvar for den daglige driften av forskningsprosjektet.
- En kort prosjektbeskrivelse. Prosjektbeskrivelsen gjør rede for prosjektets hensikt, målsetting, forskningsetisk vurdering, tidsramme, forskningsmetoder, prosjektets innhold, omfang, dataregistrering, informasjonsgivning, endringshåndtering samt om resultatene skal publiseres, eventuelt i hvilken form.
- Det rettslige grunnlaget for gjennomføringen av forskningsprosjektet. Mange forskningsprosjekter vil kreve et rettsgrunnlag for gjennomføring, blant annet ved:
- behandling av personopplysninger, jf. personopplysningsloven.
- innsyn i registrerte opplysninger.
Søkeren skal vurdere og begrunne rettsgrunnlaget rundt personvern. Om prosjektet er meldt til:
- personvernombudet ved institusjonen eller ved Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD).
- regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskning (REK) og / eller til Datatilsynet.
Legg ved kopier av alle godkjenninger i søknaden. Godkjenninger kan være i form av e-post.
Ved søknad om tilgang til registerdata må søkeren i tillegg opplyse om hvilke(t) register det ønskes tilgang til, som:
- variabler. Legg ved en kopi av variabelliste.
- registerkoblinger. Oppgi hvilke koblinger som skal gjøres til andre registre.
-
- Tilgang. Informasjon om hvem som skal ha tilgang til opplysningene som blir gitt ut.
- Innsamlingsmetode. Informasjon om hvordan dataene skal hentes ut, herunder om forskningsansvarlig skal ha adgang til å henvende seg direkte eller innhente flere opplysninger.
- Registerkobling. Ved bruk av registerdata som innebefatter kobling mot flere register, skal søkeren ha inngått og vise til avtaler med Statistisk sentralbyrå (SSB), som skal foreta kobling og avidentifisere informasjon før overlevering.
- Vilkår for oppbevaring og bruk.
- Adgang. Informasjon om hvilke data Forsvaret konkret skal gi adgang til. Forsvaret skal ikke gi adgang til annet enn det som er nødvendig for å utføre forskningsprosjektet i henhold til tillatelsen.
- Når prosjektet er ferdig. Tilbakelevering eller tilintetgjøring av data ved avslutning av prosjektet.
- Overholde lover og regler. At forskningsansvarlig og prosjektleder er ansvarlig for at informasjonen behandles i tråd med relevante lover, forskrifter og regler, samt Forsvarets krav.
Etter at prosjektet er ferdig
Forsvaret krever at alle personopplysninger som er utlevert skal slettes etter bruk. Prosjektleder er ansvarlig for å sende sluttmelding med kopi av sluttproduktene til Forsvarets høgskole.
Kontakt og innsendelse av søknad med vedlegg
Hvis du har spørsmål til søknaden eller prosessen, send epost til fhs.datautlevering@mil.no.
Søknad med alle vedlegg sendes samlet i én epost til samme adresse.