Omstillingssamtale

Omstillingssamtalene

1. Hensikten med samtalene

   1) Bevisstgjøre medarbeideren

   Informer om fremtidig arbeidssituasjon, rettigheter og muligheter i forbindelse med omstillingen. Forsikre deg om at den ansatte forstår hva omstillingen kan innebære.

   Samtalen skal bidra til at den ansatte erkjenner  og forstår situasjonen og planlegger sin egen fremtid.

   En omstillingssamtale er en type medarbeidersamtale der tema for samtalen kan være:

   • Informere om omstillingen og eventuelle konsekvenser den kan medfører (f.eks. overtallighet, flytting og oppsigelse).
   • Se på stillingsbeskrivelsen og gå igjennom hvilke arbeidsoppgaver den ansatte faktisk utfører.
   • Avklare om han/hun kan pendle eller flytte, eller om det er særlige sosiale forhold som det må tas hensyn til.
   • Informere om rettigheter og plikter i forbindelse med omstillingen.

   2) Grunnlag for innplassering

   Resulterer omstillingen i et innplasseringsløp, skal det som kartlegges i samtalen være et grunnlag for å sette opp forslaget til innplassering.

   3) Avklare om det er aktuelt med pensjon

   Er det personell som er i en fase av karrieren der pensjon nærmer seg og det kan være aktuelt å søke om avskjed fra en bestemt dato, skal dette registreres.

   Andre forhold

   Eventuelt andre forhold som kan ha betydning skal også registreres og videreformidles, hvis den ansatte tillater det.

2. Samtale 1

   Når skal første samtale gjennomføres?

   Første samtale gjennomføres så fort som mulig etter at de ansatte er orientert om omstillingen og når det er drøftet hvilke organisasjonsledd/strukturelement  som er berørt av omstillingen.

   Hva skal samtalen inneholde?

   Innebærer omstillingen et innplasseringsløp skal linjeleder gjennomføre en kompetansekartlegging for å kartlegge den ansattes oppgaver og kompetanse samt gå igjennom stillingsbeskrivelsen.

   Den første samtalen skal gi et grunnlag for å vurdere de personellmessige konsekvensene som skal drøftes/forhandles ifølge Hovedavtalen i staten med tilpasningsavtale for Forsvaret, vedlegg 2. Samtalen skal gi svar på hvilke  konsekvenser omstillingen har for den ansatte.

   Skjema til samtale 1 (Word-dokument).

   Mal på skjema som kan brukes
3. Samtale 2

   Når skal samtalen gjennomføres?

   Andre samtale gjennomføres når det er drøftet hvilke ansatte som blir berørt (og ikke berørt) av innplasseringsløpet og etter at forslaget til innplassering er gjort kjent.

   Hva skal samtalen inneholde?

   Samtalen skal gi den ansatte mulighet til å kommentere forslaget og eventuelt komme med innspill hvis vedkommende er uenig. Den ansatte kan også gi tilbakemelding hvis det er andre stillinger som han/hun ønsker å bli vurdert opp mot.

   Samtalen skal gi et grunnlag for å vurdere de samlede personellmessige konsekvensene som skal drøftes/forhandles ifølge Hovedavtalen i staten med tilpasningsavtale for Forsvaret, vedlegg 2.

   Tiltak som du og den ansatte er enige om skal føres inn på skjemaet og arkiveres i DocuLive. Du kan gjerne legges til egne punkter hvis det er behov for det.

   Skjemaet skal signeres av begge parter og er en formell bekreftelse på hva samtalen har resultert i.

   Skjema til samtale 2 (Word-dokument).

   Mal på skjema som kan brukes
4. Samtale 3

   Når skal samtalen gjennomføres?

   Tredje samtale gjennomføres når resultatet av innplasseringsløpet er bekjentgjort.

   Tredje samtale er aktuelt for de ansatte som ikke er blitt innplassert i fase A.

   Hva skal samtalen inneholde?

   Samtalen skal gi et grunnlag for å finne en passende stilling i Forsvaret, eventuelt avklare hvilke andre muligheter eller planer den ansatte har.

   Tiltak som dere begge er enige om må føres inn på skjemaet. Det kan gjerne legges til egne punkter hvis det er behov for det.

   Skjemaet skal signeres av dere begge og er en formell bekreftelse på hva samtalen har resultert i.

   Skjema til samtale 3 (Word-dokument).

   Mal på skjema som kan brukes
5. Slik dokumenteres samtalene av linjeleder

   1) Dokumentere i SAP

   Linjeleder registrerer gjennomført / ikke gjennomført samtale i SAP (FIF-portalen).

   2) Dokumentere i DocuLive

   Opprett et eget saksnummer på hver ansatt som er berørt av omstillingsprosessen i DocuLive.

   Skjema fra omstillingssamtalen(e) og eventuelle vedlegg arkiveres på saksnummeret i DocuLive og knyttes opp mot omstillingsprosjektet med kryssreferanse.

6. Slik får du opplæring og støtte

   Støtte til leder

   Avdelinger i omstilling velger hvem som skal støtte lederen i å gjennomføre omstillingssamtaler.

   Støtte-/ressursperson bør vite hva omstillingen/endringen/nedleggelsen innebærer for Forsvaret og ha kunnskaper om og evne til å håndtere psykologiske reaksjoner i omstilling. Han/hun må kunne å gjennomføre vanskelige og målrettede samtaler og ha kjennskap til tilgjengelige virkemidler slik at ansatte kan flytte, eventuelt slutte.

   Assistanse til den ansatte

   Den ansatte velger selv om han/hun vil ha med seg en ressursperson og hvem dette eventuelt skal være. Ressursperson bør kjenne litt til bakgrunn for endringen/omstillingen.

   Vedkommende skal fungere som en støtte når samtalen gjennomføres. Den ansatte må selv ta kontakt og gjøre avtale med vedkommende. Forslag til støtte-/ressurspersoner kan være

   • Ansatte fra personellsiden i DIF
   • Tillitsvalgte
   • Medlemmer i støttegruppen
   • Andre den ansatte har tillit til

   Opplæring

   Linjeleder må ha evne og vilje til å gjennomføre vanskelige samtaler og til å håndtere psykiske reaksjoner. Det forutsettes derfor at linjeleder i forkant har gått kurs i hvordan slike samtaler skal gjennomføres.

   Forsvarets personell- og vernepliktssenter (FPVS) tilbyr opplæring til linjeleder i hvordan omstillingssamtalen skal gjennomføres.